Como Criar e Gerenciar um Treinamento

Objetivo

A funcionalidade Gestão de Treinamentos permite criar, configurar e acompanhar treinamentos no módulo de Pessoas, incluindo turmas, participantes, materiais, questionários, custos, certificados, avaliação de eficácia e disparos de notificações.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• cadastrar um novo treinamento;
• organizar turmas e participantes;
• anexar materiais de apoio;
• liberar acesso para outros usuários;
• disponibilizar inscrições por link;
• registrar frequência e eficácia do treinamento;
• disparar e-mails e SMS relacionados ao treinamento;
• emitir certificados e acompanhar notificações na tela inicial.

Como realizar esta ação

1. Acesse o menu do EPA.
2. Clique em Pessoas > Desenvolvimento > Gestão de Treinamentos.
3. Clique no botão de inclusão para criar um novo treinamento.
4. Preencha as informações básicas do treinamento.
5. Salve o cadastro para habilitar o menu lateral e as abas complementares.
6. Configure as informações complementares, turmas, participantes e permissões.
7. Se necessário, anexe materiais, vincule questionários, registre custos, envie convites e configure certificados.
8. Após a realização do treinamento, registre a frequência e a eficácia.

Campos e configurações

Informações básicas do treinamento

Ao criar um treinamento, informe os campos principais:

Campo	Descrição
Título do Treinamento	Campo utilizado para identificar o treinamento.
Unidade Gerencial	Define a unidade gerencial vinculada ao treinamento.
Categoria do Treinamento	Define a categoria em que o treinamento será classificado.
Justificativa e Objetivos do Treinamento	Campo utilizado para registrar o motivo e os objetivos esperados com a realização do treinamento.
Status	Define a situação atual do treinamento.
Vincular ao PEC	Permite vincular o treinamento ao PEC (Programa Anual de Educação Continuada).
Link para inscrições	Quando marcado, gera um link para envio e inscrição no treinamento após o salvamento.

Depois de salvar, o sistema passa a apresentar o menu lateral e as abas complementares para detalhamento do treinamento.

Informações complementares

No menu lateral Defina as informações complementares, informe:

Campo	Descrição
Solicitante do Treinamento	Define quem solicitou o treinamento.
Carga Horária	Informa a duração prevista do treinamento.
Custo	Informa o custo previsto do treinamento.
Aprovador do Treinamento	Define o responsável pela aprovação do treinamento.
Data da aprovação	Informa a data em que o treinamento foi aprovado.
Conteúdo programático	Descreve os assuntos que serão abordados no treinamento.
Instruções para os participantes	Campo utilizado para orientar os participantes sobre o treinamento.

Definir turmas

Na aba Definir Turmas, informe:

Campo	Descrição
Título da turma	Identifica a turma do treinamento.
Local	Define onde o treinamento será realizado.
Assessor/Palestrante/Professor	Define o responsável pela condução do treinamento.
Data e hora de início e fim	Define o período da realização da turma.
Quantidade de vagas	Informa o total de vagas disponíveis para os participantes.
Salvar	Grava a turma cadastrada.

Incluir participantes

Na aba Incluir Participantes, o sistema lista as turmas cadastradas e a quantidade de vagas disponíveis.

Para incluir participantes:

1. clique em Incluir usuário nesta turma;
2. se o participante for um usuário do EPA, utilize a opção de seleção a partir do cadastro de pessoas;
3. clique em Salvar.

Permitir acesso

O EPA permite visualizar o treinamento apenas para:

• o usuário que incluiu o treinamento;
• usuários que tenham recebido liberação de acesso.

Na aba Permitir Acesso, clique em Selecionar Usuários e defina:

Campo	Descrição
Usuários selecionados	Lista os usuários liberados para o treinamento.
Configuração do treinamento	Libera acesso para configurar o treinamento.
Incluir participantes	Libera permissão para incluir participantes.
Salvar	Grava as permissões definidas.

Material de apoio

Na aba Informações Básicas, no menu lateral Faça upload de arquivos, o EPA permite anexar materiais de apoio aos participantes.

Para isso:

1. escolha o arquivo;
2. clique em Salvar;
3. se necessário, use a opção de inclusão para anexar novos arquivos.

Enviar material aos participantes

No menu lateral Envie e-mail com link do material para participantes, é possível:

• selecionar os arquivos que serão disponibilizados;
• disparar o e-mail para os participantes do treinamento;
• selecionar pessoas que não estão cadastradas como participantes e enviar o material para elas também.

Vincular questionário para pesquisa

O treinamento pode ser vinculado a uma pesquisa ou questionário previamente criado em Portal > Questionários.

No menu lateral Defina o questionário para pesquisa:

1. selecione o questionário desejado;
2. clique em Salvar.

Essa configuração permite utilizar o treinamento para tabular pesquisas de reação e avaliações relacionadas ao treinamento realizado.

Definir custos do treinamento

No menu lateral Defina os custos do treinamento, informe:

Campo	Descrição
Descrição do custo	Identifica o custo adicional ou real do treinamento.
Valor	Informa o valor correspondente ao custo.
Salvar	Grava o custo informado.

Os custos cadastrados passam a ser listados na própria tela.

Enviar convite para inscrição

Quando os participantes ainda não estiverem definidos, o EPA permite enviar convite para inscrição nas turmas do treinamento.

No menu lateral Envie por e-mail dos participantes a solicitação de inscrição no treinamento:

1. selecione a turma que será divulgada;
2. escolha as pessoas que receberão o convite;
3. clique em Enviar e-mail para público selecionado.

Definir modelo de certificado

No menu lateral Defina o arquivo modelo para emissão de certificado, informe:

Campo	Descrição
Imagem do certificado	Define o arquivo visual que servirá de modelo para emissão.
Texto do certificado	Define o conteúdo que será impresso no certificado.
Variáveis do certificado	Permitem inserir automaticamente dados como nome, treinamento, turma e horas.
Margem do topo	Define o posicionamento vertical do texto.
Margem esquerda	Define o posicionamento horizontal do texto.
Largura do texto	Define o espaço que o texto ocupará no certificado.
Salvar	Grava o modelo configurado.

Riscos que podem ser minimizados

Na aba Riscos que podem ser minimizados, é possível vincular ao treinamento os riscos que poderão ser reduzidos com sua realização.

Essa associação ajuda a justificar o treinamento e reforçar sua finalidade no contexto da empresa.

Registrar frequência dos participantes

O EPA permite registrar a frequência dos participantes do treinamento.

Nessa etapa, é possível informar:

Campo	Descrição
Imprimir lista de presença	Gera a lista de presença para impressão.
Participou do treinamento	Define quem efetivamente participou do treinamento.
Assinou lista de presença	Informa quem assinou a lista de presença.
Horas efetivamente realizadas	Registra a quantidade de horas em que o colaborador participou.
Nota da avaliação de eficácia	Informa a nota obtida na avaliação de eficácia do treinamento.

Registrar a eficácia do treinamento

Para registrar a eficácia do treinamento, informe:

Campo	Descrição
Tipo de avaliação	Define se a avaliação será por Nota ou por sinalização de Aptidão.
Nota/Aptidão a ser atingida	Define o valor esperado para aprovação ou validação da eficácia.
Data limite para inserção da nota	Define até quando a nota de eficácia poderá ser registrada.
Comentário de avaliação do gestor	Permite registrar a análise do gestor sobre a eficácia verificada.
Salvar	Grava a configuração da eficácia.

Caixinhas de visualização na tela inicial

As notificações de treinamento também podem aparecer na tela inicial do EPA.

As principais situações são:

Caixa	Descrição
Treinamentos	Notifica o usuário sobre o treinamento no dia em que ele irá acontecer.
Agendar Treinamentos	É apresentada para pessoas que possuem acesso para configurar o treinamento criado.

Disparos de SMS em treinamentos

O módulo de treinamentos permite o envio de SMS para os participantes selecionados.

Os principais tipos de SMS são:

• SMS para inscrição nas turmas disponíveis;
• SMS lembrete sobre a proximidade do treinamento;
• SMS com link para certificado do treinamento.

Configurar mensagens SMS

Na aba Informações Básicas, no menu lateral Defina as informações complementares, o EPA permite configurar:

Campo	Descrição
Mensagem de inscrição SMS	Define o texto enviado para informar sobre a inscrição no treinamento.
Mensagem para informar o dia do treinamento da Turma	Define o texto do lembrete enviado antes da realização do treinamento.
Qtd. dias antes para notificar sobre o treinamento	Define quantos dias antes do treinamento o sistema deve enviar o lembrete por SMS.

Quando esses campos forem configurados, o EPA realizará automaticamente os disparos do SMS lembrete para os participantes já inscritos.

Enviar SMS para inscrição

Na aba Envie por e-mail ou SMS dos participantes a solicitação de inscrição no treinamento:

1. selecione as turmas;
2. selecione os participantes;
3. clique em Enviar SMS para o Público Selecionado.

Esse envio disponibiliza o link de acesso para inscrição no treinamento pelo celular.

Enviar certificado por SMS

Na aba Participantes, clique em Enviar Certificado.

Depois disso, o EPA abrirá uma janela com as opções de envio.

Selecione Enviar certificado por SMS para disparar o link do certificado aos participantes.

note

Os certificados só serão enviados aos participantes que tiverem efetivamente participado do treinamento.

Relatório dos envios de SMS

Os disparos de SMS realizados nos treinamentos também podem ser consultados no relatório de SMS do EPA.

Esse acompanhamento permite verificar os envios efetuados para inscrições, lembretes e certificados.

Avaliação de eficácia do treinamento na tela principal

O EPA sinaliza ao gestor do colaborador, na tela principal, os treinamentos em que o usuário participou, para que seja realizada a avaliação de eficácia.

Quando o participante for marcado como tendo participado do treinamento, o gestor do colaborador passará a receber a caixa Avaliação de Eficácia do Treinamento na tela principal.

Regras de funcionamento

• O link de inscrição só é gerado após o salvamento do treinamento, quando a opção correspondente estiver marcada.
• O treinamento só pode ser visualizado pelo usuário que o cadastrou ou por usuários que tenham recebido permissão de acesso.
• O questionário vinculado ao treinamento deve ter sido criado previamente em Portal > Questionários.
• Os custos do treinamento podem ser lançados separadamente como custos reais ou adicionais.
• Os convites por e-mail ou SMS podem ser enviados mesmo quando os participantes ainda não estiverem formalmente incluídos na turma.
• O SMS lembrete do dia do treinamento é disparado automaticamente conforme a quantidade de dias configurada.
• O SMS do certificado só será enviado para participantes que efetivamente participaram do treinamento.
• No SMS de inscrição, o EPA complementa a mensagem com informações do treinamento, da turma, da data, da hora, do local e do link de inscrição.
• Quando não houver mensagem personalizada para SMS, o EPA utilizará um texto padrão do sistema.
• O número de celular do participante deve estar cadastrado corretamente com 11 dígitos, sem espaços, por exemplo: 62999999999.
• As caixinhas de notificação do treinamento podem ser apresentadas aos usuários convidados ou inseridos no treinamento e também aos usuários com acesso para configuração.
• A caixa Avaliação de Eficácia do Treinamento será exibida ao gestor do colaborador quando houver participação registrada no treinamento.

Atenção

warning

Para que o disparo de SMS funcione corretamente, o número de celular do participante deve estar cadastrado no padrão exigido pelo EPA, com 11 dígitos e sem espaços.

note

Se nenhum texto personalizado for informado para os SMS de inscrição ou lembrete, o EPA utilizará a mensagem padrão do sistema.