Criar uma Auditoria

Objetivo

O módulo de Auditorias do EPA está integrado à seção de Políticas da Qualidade e tem como objetivo centralizar o controle e o acompanhamento das auditorias internas e externas, proporcionando mais praticidade e organização em todo o processo.

A funcionalidade Gestão de Auditoria permite planejar, registrar, executar e acompanhar auditorias, reunindo em um único local informações básicas, agenda, auditores, reuniões, ocorrências, plano de ação, relatório final, anexos e dashboards.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• cadastrar uma nova auditoria;
• organizar as auditorias por período, status e horas previstas;
• definir auditores internos e externos;
• montar a agenda das unidades e requisitos a serem auditados;
• vincular reuniões, ocorrências e planos de ação;
• responder questionários de auditoria no dia agendado;
• registrar o relatório final e emitir o PDF;
• acompanhar os resultados por dashboards gerenciais.

Como realizar esta ação

1. Certifique-se de que as parametrizações básicas do módulo já foram realizadas em Criar uma Categoria de Auditoria, Criar uma Norma de Auditoria e Criar um Tipo de Auditoria.
2. Verifique se o usuário responsável possui a permissão Analista de Auditoria.
3. Acesse Políticas da Qualidade > Auditorias > Gestão de Auditoria.
4. Clique no ícone + para incluir uma nova auditoria.
5. Preencha as Informações Básicas e clique em Salvar.
6. Defina os participantes na aba Auditores.
7. Cadastre as agendas na aba Agenda.
8. Se necessário, vincule Reuniões, Ocorrências e Plano de Ação.
9. Durante a execução da auditoria, responda o questionário pela Box de Auditoria ou pelo link da agenda.
10. Ao final, preencha o Relatório, anexe os documentos necessários e acompanhe os Dashboards.

Campos e configurações

Papéis e permissões

O módulo possui papéis específicos para controlar o acesso às funcionalidades:

Papel	Acesso principal
Usuário Comum	Não possui acesso ao módulo de auditorias.
Auditado	Possui acesso restrito às ações relacionadas à agenda.
Demandante	Atua no registro e visualização das auditorias listadas, com acesso às abas Auditorias e Dashboards.
Auditor Líder e Auditores	Participam da execução da auditoria e do preenchimento das informações vinculadas à agenda e à pesquisa.
Analista de Auditoria	Responsável pela parametrização de categorias, normas e tipos de auditoria, além da gestão avançada do módulo.

Para comparar esses papéis com outras áreas do sistema, consulte o Mapa de Papéis e Permissões por Funcionalidade.

Informações básicas

Ao incluir uma auditoria, o EPA abre a tela do plano de auditoria com as abas de trabalho do processo.

Na aba Informações Básicas, informe:

Campo	Descrição
Título da Auditoria	Nome que identifica a auditoria.
Período	Intervalo de realização da auditoria.
Status	Situação da auditoria.
Objetivos	Campo com edição avançada para descrever os objetivos da auditoria.
Descrição	Campo com edição avançada para detalhar o escopo e outras informações relevantes.
Horas Previstas	Quantidade de horas estimadas para execução da auditoria.

Os campos Objetivos e Descrição possuem edição avançada, permitindo usar recursos como negrito, itálico, listas e links para organizar melhor o conteúdo.

Auditores

Na aba Auditores, clique em + Auditor para incluir os participantes da auditoria.

É possível cadastrar:

• usuários internos do EPA;
• auditores externos.

Após salvar, o sistema permite:

• definir o Auditor Líder;
• identificar quais participantes são Auditores Externos.

Agenda

Na aba Agenda, o EPA apresenta uma tabela com todas as agendas cadastradas, exibindo inclusive a nota da pesquisa e a quantidade de ocorrências associadas.

Para incluir uma nova agenda, clique em +Agenda e informe:

Campo	Descrição
Título da Agenda	Nome da agenda vinculada à auditoria.
Unidade Estratégica de Negócio	UEN relacionada ao setor auditado.
Unidade Gerencial	Unidade gerencial que será auditada.
Data e Horário	Momento em que a auditoria será realizada.
Requisitos a serem auditados	Itens ou requisitos considerados na auditoria.
Auditores	Participantes definidos anteriormente na aba Auditores.
Pesquisa	Questionário vinculado aos requisitos da agenda.

Ao selecionar uma Pesquisa, o sistema habilita um botão para escolha das perguntas que serão consideradas na agenda.

Nessa seleção:

• o EPA exibe todas as categorias, subcategorias e perguntas da pesquisa;
• por padrão, todas as perguntas vêm marcadas;
• o usuário pode marcar ou desmarcar perguntas conforme a necessidade;
• apenas as perguntas selecionadas serão consideradas nos cálculos de notas, dashboards e relatórios.

Após o preenchimento e depois das respostas registradas, a agenda também pode disponibilizar relatórios Sintético e Analítico, inclusive com os anexos vinculados.

Enviar e-mail da agenda

Depois de cadastrar todos os setores que serão auditados, é possível clicar no ícone de e-mail para enviar a agenda aos auditores e auditados.

Reuniões

Na aba Reuniões, o usuário pode:

• vincular reuniões já existentes;
• criar novas reuniões diretamente pela aba;
• consultar a listagem organizada das reuniões vinculadas à auditoria.

Ocorrências

Na aba Ocorrências, o usuário pode vincular ocorrências já cadastradas no sistema e visualizá-las de forma centralizada no contexto da auditoria.

Plano de Ação

Na aba Plano de Ação, o módulo permite o vínculo direto de planos de ação com a auditoria, facilitando o acompanhamento das medidas adotadas para tratar os pontos identificados.

Visualizar lista de auditorias

Ao acessar Políticas da Qualidade > Auditorias > Gestão de Auditoria, os usuários com acesso ao módulo conseguem consultar o calendário com as agendas cadastradas e a lista de auditorias disponíveis conforme seu perfil.

Essa visualização apoia o acompanhamento das auditorias em andamento e o acesso rápido às informações já registradas.

Responder o questionário de auditoria

No dia agendado para a auditoria, o EPA exibe a Box de Auditoria na aba Minhas Atividades, localizada na tela inicial do auditor.

Por essa interface, o auditor pode:

• abrir a pesquisa vinculada à agenda;
• gerar o link do questionário;
• responder a pesquisa em tempo real durante a auditoria.

Relatório

Na aba Relatório, o auditor ou analista responsável registra o relatório final da auditoria.

Parte das informações já é preenchida automaticamente com base na aba Informações Básicas, como:

• equipe auditora;
• pessoas auditadas;
• objetivos;
• abrangência.

Além disso, o relatório permite:

• incluir a introdução;
• registrar as constatações da auditoria;
• vincular ocorrências registradas no módulo de ocorrências;
• registrar a conclusão da auditoria;
• informar pontos fortes;
• complementar informações sobre reuniões, planos de ação e dashboards.

Ao clicar no ícone da impressora, o sistema gera o relatório em PDF.

Anexos

Na aba Anexos, é possível:

• anexar documentos;
• vincular documentos do armário virtual.

Dashboards

Os dashboards da auditoria apresentam uma visão visual e consolidada dos resultados.

Cada agenda pode ser exibida em blocos com:

• nota da pesquisa;
• quantidade de ocorrências;
• distribuição das respostas das perguntas.

Também existe uma aba Dashboards ao acessar Políticas da Qualidade > Auditorias > Gestão de Auditoria, permitindo acompanhar os registros por gráficos gerenciais.

Regras de funcionamento

• O módulo de auditorias está integrado à seção de Políticas da Qualidade.
• A permissão Analista de Auditoria pode ser atribuída aos usuários responsáveis pela gestão das auditorias nas respectivas UENs.
• Ao salvar a auditoria com Status definido como Concluído, ela não poderá mais ser editada.
• Auditores externos podem ser cadastrados como participantes, mas não possuem login e senha no EPA e, por isso, não conseguem visualizar nem editar as informações da auditoria.
• Auditores e auditados conseguem acessar o calendário com as agendas de auditoria.
• Auditores, demandante e superusuário conseguem visualizar a lista de auditorias em andamento.
• Apenas o Analista de Auditoria possui acesso de gestão avançada para editar ou excluir uma auditoria.
• No dia agendado, o EPA exibe a Box de Auditoria na aba Minhas Atividades da tela inicial do auditor.
• A Box de Auditoria permanece visível até a data de encerramento da auditoria informada em Informações Básicas.
• A pesquisa vinculada à Box de Auditoria pode permanecer visível mesmo após a resposta, sendo removida apenas após o vencimento da data estipulada.
• A Box de Auditoria é exibida apenas para os auditores.
• Se a pesquisa estiver configurada com a opção Permitir gerar ocorrência, o auditor poderá registrar uma ocorrência diretamente por meio da resposta.
• As ocorrências geradas a partir da pesquisa são vinculadas automaticamente ao relatório de auditoria.
• Ocorrências vinculadas automaticamente ao relatório não apresentam a opção de desvinculação.

Atenção

warning

Se a auditoria for salva com o Status igual a Concluído, o registro não poderá mais ser editado.

note

Para que o auditor registre ocorrências diretamente durante a resposta da pesquisa, o questionário vinculado à agenda deve estar configurado com a opção Permitir gerar ocorrência.

note

Os benefícios do módulo incluem a gestão centralizada das auditorias, a integração com Políticas da Qualidade, a rastreabilidade das ocorrências e uma visão mais clara dos resultados por meio de dashboards e relatórios.