Criar uma Categoria de Documento
Objetivo
A funcionalidade Categoria de Documento permite parametrizar as categorias utilizadas no módulo de Documentos, organizando a estrutura de classificação, a sigla, o prazo padrão de vencimento e as permissões relacionadas à publicação.
Esse cadastro básico apoia a padronização dos documentos e facilita a gestão do armário virtual e dos processos vinculados ao módulo.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- cadastrar uma nova categoria de documento;
- organizar a hierarquia e a ordem das categorias;
- definir siglas padronizadas;
- estabelecer o prazo padrão de vencimento da categoria;
- permitir acesso a documentos vencidos em categorias específicas;
- definir quais usuários podem publicar documentos nessa categoria.
Como realizar esta ação
- Acesse
Parametrização > Políticas da Qualidade > Documentos > Categorias de Documento. - Na aba
Cadastro Categoria, preencha os campos do cadastro. - Se necessário, selecione os usuários com permissão para publicar documentos na categoria.
- Clique em Salvar.
- Após o cadastro, consulte a
Lista de Categorias. - Quando aplicável, utilize a aba
Upload Categoriapara cargas operacionais da estrutura de categorias.
Campos e configurações
Cadastro da categoria
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Ordem | Define a posição ou ordenação da categoria na estrutura do módulo. |
| Nome da Categoria | Nome da categoria de documento. |
| Sigla | Sigla utilizada para identificar a categoria. |
| Prazo de Venc. (Meses) | Define o prazo padrão de vencimento dos documentos da categoria. |
| Permitir acesso aos documentos vencidos | Permite o acesso aos documentos vencidos vinculados à categoria. |
| Ativo | Define se a categoria ficará ativa para uso no sistema. |
| Permissão para Publicar | Permite selecionar os usuários autorizados a publicar documentos na categoria. |
| Salvar | Grava o cadastro da categoria. |
Abas da tela
| Aba | Descrição |
|---|---|
| Cadastro Categoria | Utilizada para inclusão e manutenção manual das categorias. |
| Upload Categoria | Disponibiliza o recurso de carga das categorias, quando utilizado na operação. |
Lista de categorias
Após o salvamento, o EPA apresenta a listagem das categorias cadastradas.
| Coluna ou recurso | Descrição |
|---|---|
| Ações | Menu com as operações disponíveis para o registro. |
| Código | Código gerado para a categoria. |
| Sigla | Sigla vinculada à categoria. |
| Categoria | Nome da categoria cadastrada. |
| Prazo de Vencimento Padrão | Prazo padrão configurado para a categoria. |
| Status | Situação atual do registro. |
| Data Inclusão | Data em que a categoria foi cadastrada. |
| Pesquisa na grade | Permite localizar categorias na listagem. |
| Ocultar Colunas | Ajusta a visualização da grade. |
| Exporta a listagem em PDF. | |
| Excel | Exporta a listagem em Excel. |
Regras de funcionamento
- As categorias cadastradas são utilizadas para organizar os documentos do módulo.
- Apenas categorias ativas devem ficar disponíveis para uso nos cadastros operacionais do sistema.
- O
Prazo de Vencimento Padrãoinfluencia o comportamento dos documentos vinculados à categoria. - A permissão para publicar controla quais usuários podem realizar publicações naquela categoria.
- Quando a opção
Permitir acesso aos documentos vencidosestiver marcada, o sistema considera essa regra para os documentos daquela categoria.
Atenção
Defina a Sigla e a Ordem de forma padronizada para manter a estrutura documental organizada e facilitar a identificação das categorias.
Antes de inativar uma categoria ou alterar o prazo padrão de vencimento, avalie o impacto dessa mudança sobre os documentos já vinculados a ela.
