Criar e Publicar um Novo Documento

Objetivo

A funcionalidade Gestão de Documentos permite cadastrar documentos da qualidade, controlar versões, organizar responsáveis e disponibilizar os arquivos aprovados aos colaboradores.

Este é o fluxo principal do módulo e reúne o cadastro do documento, a publicação de versão, a revisão e a aprovação.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• cadastrar um novo documento;
• publicar a primeira versão de um arquivo;
• controlar revisão, aprovação e validade;
• definir responsáveis e permissões do documento;
• disponibilizar o documento para leitura dos colaboradores.

Como realizar esta ação

1. Acesse Políticas da Qualidade > Documentos > Gestão de Documentos.
2. Clique no botão + para incluir um novo documento.
3. Preencha os campos da aba Informações Básicas.
4. Clique em Salvar para gravar o cadastro.
5. Na seção Nova Versão do Documento, clique em +Versão.
6. Preencha os dados da nova versão, anexe os arquivos e clique em Salvar.
7. Revise o arquivo anexado e libere a versão para revisão e aprovação.
8. Após a aprovação, o documento passa a ficar disponível no sistema.

Campos e configurações

Papéis e permissões relacionados

De acordo com a organização de papéis e permissões do módulo de documentos, os acessos mais relevantes para este fluxo são:

Papel ou permissão	Impacto nesta funcionalidade
Analista de Documentos	Atua com gestão ampla do módulo e consegue administrar documentos com maior abrangência.
Publicar Documento	Libera a publicação das versões do documento.
Aprovar Documento	Libera a aprovação das versões no fluxo documental.
Alterar Categoria de Documentos	Permite ajustar a categoria do registro quando necessário.
Permissões do próprio documento	Controlam ações posteriores, como impressão, ciência e aceite, e requerimento de treinamento.

Se o objetivo for aprofundar a parte de acesso do módulo, consulte Liberar Permissões em um Documento, Configurar Acesso a Documentos por Link de Integração e o Mapa de Papéis e Permissões por Funcionalidade.

Aba Informações Básicas

No cadastro do documento, o EPA disponibiliza os principais campos:

Campo	Descrição
Categoria	Define a categoria do documento.
Unidade Gerencial	Unidade gerencial à qual o documento pertence.
Código	Código do documento.
Título	Nome do documento.
Elaborador	Usuário responsável pela elaboração do documento.
Gestor do Documento	Usuário gestor do documento.
Cor Identificação	Cor atribuída ao documento para facilitar sua identificação.
Descrição	Descreve o conteúdo ou objetivo do documento.
Responsável Documento	Usuário responsável pelo documento.
Data de Criação do Documento	Data de criação do cadastro.
Data de Validade	Data atual de validade do documento.
Controlar Cópias?	Define se o documento utilizará cópias controladas.
Armazenamento	Informa o local ou a forma de armazenamento do documento.
Proteção	Registra a forma de proteção adotada.
Recuperação	Informa como o documento pode ser recuperado.
Distribuidor	Registra o responsável pela distribuição do documento.

Menus laterais do cadastro

Após salvar, o EPA habilita as demais áreas do cadastro:

Aba	Descrição
Versões	Permite consultar versões publicadas, reprovadas e obsoletas.
Permissões	Permite definir os usuários com acesso ao documento.
Cópias Impressas	Permite registrar e acompanhar cópias controladas ou não controladas.
Treinamento	Permite acompanhar treinamentos vinculados ao documento.
Histórico de Acessos	Exibe o histórico de leitura e acesso ao documento.
Documento Referências	Permite vincular documentos relacionados.
Versões Obsoletas	Exibe as versões obsoletas do documento.
Solicitações de Renovação	Exibe o histórico das solicitações de renovação.
Acompanhamentos	Registra observações e ações relacionadas ao documento.
Avisos E-mails	Exibe ou registra avisos relacionados ao fluxo de e-mails do documento.
Ciência e Aceite	Exibe o histórico de ciência e aceite do documento.

Nova Versão do Documento

Na área Nova Versão do Documento, clique em +Versão para publicar uma nova versão.

Os principais campos são:

Campo	Descrição
Nº da Versão	Código da versão física ou lógica do documento.
Data Criação da Versão	Data de criação da versão.
Alterações Realizadas no Documento	Resume o que mudou na nova versão.
Revisor(es)	Usuários responsáveis pela revisão.
Aprovador	Usuário responsável pela aprovação.
Anexar o Documento	Arquivo que será disponibilizado para leitura aos colaboradores.
Anexar o Documento Edição	Arquivo editável original do documento.

Se a categoria possuir prazo de vencimento configurado, o EPA calcula automaticamente a Nova Data de Validade com base na Data Criação da Versão.

Regras de funcionamento

• O documento só fica disponível para leitura após a aprovação da versão.
• A Data de Validade do documento é calculada com base na Data Criação da Versão.
• Se a categoria do documento não possuir prazo configurado, o sistema considera 12 meses para o cálculo da validade.
• Quando a versão é aprovada, o EPA atualiza automaticamente a validade do documento.
• O QR Code do documento só fica disponível quando existir ao menos uma versão publicada.
• Os botões Arquivo Atual, Renovar Documento e +Acompanhamento ficam disponíveis conforme o status do documento e as permissões do usuário.
• O acesso ao módulo não substitui as permissões específicas configuradas no próprio documento.

Atenção

note

Se o documento exigir recursos adicionais, como assinatura digital, treinamento, cópias controladas ou permissões específicas, utilize os artigos complementares deste tópico para concluir a configuração.

warning

Ao gerar o arquivo PDF do documento, utilize a opção de otimização padrão para publicação online e impressão. Arquivos gerados com otimização mínima podem impedir o controle correto das cópias.