Inserir Variáveis e Converter Documentos em PDF
Objetivo
O EPA permite inserir variáveis automáticas nos documentos e converter arquivos editáveis para PDF, ajudando a padronizar informações como código, versão, datas, revisores e aprovadores.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- automatizar o preenchimento de informações no arquivo;
- reduzir divergências entre documento e cadastro;
- converter documentos editáveis para PDF automaticamente;
- manter um arquivo editável e um arquivo de leitura padronizado.
Como realizar esta ação
- Acesse
Políticas da Qualidade > Documentos > Gestão de Documentos. - Inclua um documento ou uma nova versão.
- Defina se o arquivo deverá ser convertido automaticamente em PDF.
- Se desejar, mantenha também o arquivo editável anexado.
- Insira no documento as variáveis suportadas pelo sistema.
- Salve a versão e acompanhe o arquivo de leitura gerado.
Campos e configurações
Conversão em PDF
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Converter automaticamente em PDF: Sim | O EPA converte o documento automaticamente. |
| Converter automaticamente em PDF: Não | O usuário deve anexar manualmente o PDF para leitura. |
| Converter Download automaticamente em PDF | Define se o arquivo permitido será convertido para visualização em PDF. |
Variáveis disponíveis
| Variável | Significado |
|---|---|
{{categoria}} | Categoria |
{{unidade_gerencial}} | Unidade Gerencial |
{{codigo}} | Código |
{{titulo}} | Título |
{{elaborador}} | Elaborador |
{{gestor}} | Gestor do Documento |
{{responsavel}} | Responsável do Documento |
{{data_criacao}} | Data da Criação do Documento |
{{data_validade}} | Data de Validade |
{{versao}} | Número da versão |
{{revisor}} | Nome do(s) revisor(es) |
{{data_revisao}} | Data da revisão |
{{aprovador}} | Nome do(s) aprovador(es) |
{{data_aprovacao}} | Data da aprovação |
{{data_criacao_versao}} | Data da criação da versão |
{{nome_cargo_resivor}} | Nome e cargo do(s) revisor(es) |
{{nome_cargo_aprovador}} | Nome e cargo do(s) aprovador(es) |
Regras de funcionamento
- Se o usuário marcar a conversão automática e anexar um formato permitido, o EPA gera o PDF de leitura.
- Se o formato não for permitido para conversão automática, o sistema pode exigir o anexo manual do PDF.
- As variáveis devem ser inseridas diretamente no arquivo para que o EPA substitua os valores automaticamente.
Atenção
warning
O serviço de conversão de arquivos possui limitações e alguns elementos podem não ser convertidos corretamente, como macros, SmartArt, listas suspensas, validações avançadas, fontes indisponíveis e conteúdos fora da área de impressão.
