Gerar Cópias Controladas e Não Controladas

Objetivo

A funcionalidade de Cópias Impressas permite gerar cópias controladas e não controladas dos documentos publicados, registrando a entrega, a validade e o acompanhamento dessas impressões.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• emitir cópias controladas de documentos;
• emitir cópias não controladas;
• registrar a entrega e o recebimento das cópias;
• gerar o PDF da cópia com o código correspondente.

Como realizar esta ação

1. Certifique-se de que a opção Controlar Cópias? esteja ativada no cadastro do documento, quando a cópia for controlada.
2. No cadastro do documento, acesse o menu lateral Cópias Impressas.
3. Clique no botão de inclusão da cópia.
4. Informe os dados da impressão.
5. Clique em Salvar.
6. Após o salvamento, gere o PDF da cópia.

Campos e configurações

Campo	Descrição
Tipo de Impressão	Define se a cópia será Controlada ou Não Controlada.
Data de Vencimento / Validade	Data limite da cópia impressa.
Quem recebeu o documento	Identifica o destinatário da cópia.
Quantidade de Cópias Solicitadas	Quantidade de cópias emitidas.
Observação	Campo para registrar observações adicionais.
Data de Recolhimento da Cópia	Campo utilizado quando a cópia controlada for recolhida ou descartada.
Gerar PDF	Emite o arquivo da cópia com o código gerado.

Regras de funcionamento

• Para emitir cópias controladas, o usuário precisa ter permissão de Analista de Documentos da UEN, Super Usuário ou permissão de impressão no documento.
• A data de validade da cópia é calculada com base no parâmetro Quantidade de dias para vencimento as cópias impressas.
• Se a quantidade de dias configurada for maior que a validade do documento, a cópia assume a mesma validade do documento.
• Nas cópias não controladas, o sistema pode exibir um texto padrão configurado em Parametrização do Sistema.

Atenção

warning

A permissão Imprimir Documento no cadastro do documento libera a geração de cópia controlada no sistema.