Renovar um Documento

Objetivo

A funcionalidade Renovar Documento permite atualizar a validade de um documento sem precisar publicar uma nova versão do arquivo, sendo útil quando o conteúdo permanece válido e não exige alteração.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• renovar a validade de um documento sem alterar o arquivo;
• registrar a renovação diretamente no cadastro do documento;
• atualizar rapidamente documentos já aprovados.

Como realizar esta ação

1. Acesse Políticas da Qualidade > Documentos > Gestão de Documentos.
2. Edite o documento desejado.
3. Clique no botão Renovar documento.
4. Informe a Data Inclusão Renovação.
5. Registre o motivo ou observação no campo de acompanhamento.
6. Verifique a Nova Data de Validade.
7. Clique em Salvar.

Campos e configurações

Campo	Descrição
Data Inclusão Renovação	Data utilizada para o cálculo da nova validade.
Nova Data de Validade	Data calculada automaticamente pelo sistema, podendo ser ajustada conforme a regra da operação.
Acompanhamento	Campo para registrar o motivo ou observação da renovação.

Regras de funcionamento

• O botão Renovar Documento só é exibido quando a última versão do documento estiver aprovada.
• Se a categoria do documento tiver meses configurados, o sistema usa esse prazo para calcular a nova validade.
• Se a categoria não tiver prazo definido, o sistema considera 12 meses a partir da data informada.
• A Nova Data de Validade precisa ser maior que a data atual e maior que a validade atual do documento.
• Após o salvamento, a nova validade passa a constar no cadastro do documento.
• A ação realizada fica registrada na aba Acompanhamento.
• O recurso costuma estar disponível para Super Usuário, Analista de Documentos e Responsável do Documento.

Atenção

note

Este facilitador é mais indicado para documentos que não precisam de alteração no arquivo anexado.

warning

Em documentos nas primeiras versões, especialmente na primeira, avalie com cuidado se a renovação simples é realmente o melhor caminho ou se é mais adequado publicar uma nova versão.