Entender o Processo de Publicação de Documentos
Objetivo
A aba Processo Publicação apresenta o fluxo visual da publicação dos documentos, ajudando o usuário a entender as etapas percorridas entre o cadastro, a revisão, a aprovação e a disponibilização do arquivo.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- compreender o fluxo de publicação dos documentos;
- identificar em qual etapa um documento se encontra;
- acompanhar a atuação de gestor, responsável, revisor e aprovador;
- entender o caminho até a disponibilização final do documento.
Como realizar esta ação
- Acesse
Políticas da Qualidade > Documentos > Gestão de Documentos. - Clique na aba
Processo Publicação. - Analise o fluxograma exibido na tela.
- Utilize a leitura das etapas para compreender o ponto atual do processo.
Campos e configurações
O fluxograma normalmente apresenta atores e etapas como:
| Etapa | Descrição |
|---|---|
| Gerenciar Documento | Início do cadastro e manutenção do documento. |
| Renovar Documento | Fluxo utilizado para renovação da validade do documento. |
| Documentos Vencidos | Situações em que o documento requer ação por vencimento. |
| Aguardando Encaminhamento | Etapa intermediária do fluxo. |
| Formatar Padrão | Ajuste do documento antes da publicação. |
| Publicar Documento | Etapa de submissão da nova versão. |
| Revisa o Documento | Etapa de revisão. |
| Aprova o Documento | Etapa de aprovação. |
| Realizar Treinamento / Alimentar dados Treinamento | Etapa vinculada a documentos que exigem treinamento. |
| Documentos Disponibilizados | Etapa final, em que o documento fica disponível aos usuários. |
Regras de funcionamento
- O fluxograma é uma visão de acompanhamento do processo e ajuda a interpretar o caminho percorrido pelo documento.
- A disponibilização final depende da conclusão das etapas de revisão e aprovação.
- Quando houver exigência de treinamento, o fluxo pode incluir etapas adicionais antes da disponibilização.
Atenção
note
Utilize esta aba como apoio visual para entender o processo. Para ações operacionais, como cadastro, publicação, revisão ou renovação, utilize os artigos específicos deste tópico.
