Utilizar Token de Assinatura Digital
Objetivo
A opção Incluir Token de Assinatura permite inserir automaticamente a assinatura digital dos revisores e aprovadores nas novas versões dos documentos.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- automatizar a assinatura digital dos documentos aprovados;
- aumentar a segurança e a rastreabilidade da aprovação;
- gerar protocolo de assinaturas com validação do documento.
Como realizar esta ação
- Acesse
Políticas da Qualidade > Documentos > Gestão de Documentos. - Inclua um novo documento ou uma nova versão.
- Na área de publicação da versão, marque a opção
Incluir Token de Assinatura. - Preencha as informações da versão e salve.
- Libere a versão para revisão e aprovação.
- Após a aprovação, baixe o arquivo atual para verificar o protocolo de assinaturas.
Campos e configurações
| Campo ou item | Descrição |
|---|---|
| Incluir Token de Assinatura | Ativa a inclusão automática do protocolo de assinatura digital. |
| Protocolo de Assinaturas | Página final do documento com os dados de revisão e aprovação. |
| QR Code e Link de Verificação | Recursos utilizados para validar a autenticidade do documento online. |
Regras de funcionamento
- A opção está disponível tanto na criação de documentos quanto na publicação de novas versões.
- O processo de revisão e aprovação continua ocorrendo normalmente.
- Após a aprovação, a última página do arquivo pode apresentar informações como código do documento, nome, gestor, revisores, aprovadores, datas, autenticação e tokens de assinatura.
Atenção
note
A validação do documento pode ser feita pelo QR Code ou pelo link informado no protocolo de assinaturas.
