Acompanhar Cópias Controladas

Objetivo

A caixa de acompanhamento das Cópias Controladas ajuda o Analista de Documentos e o Responsável do Documento a monitorarem cópias impressas que ainda estão pendentes de recolhimento.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• identificar cópias controladas pendentes;
• acessar rapidamente documentos com cópias impressas em atraso;
• registrar a data de recolhimento da cópia.

Como realizar esta ação

1. Na tela principal, acesse a caixa de Cópias Controladas.
2. Clique no botão + para abrir a lista de documentos pendentes.
3. Selecione a opção de editar o documento desejado.
4. No cadastro do documento, abra a aba Cópias Impressas.
5. Localize a cópia pendente.
6. Em Ações, informe a Data Recolhimento da Cópia.

Campos e configurações

Na listagem e no histórico de cópias, o EPA pode apresentar:

Campo	Descrição
Código do Documento	Código do documento vinculado à cópia.
Nome do Documento	Documento relacionado à impressão.
Responsável	Responsável atual do documento.
Gestor	Gestor vinculado ao documento.
Data de Vencimento	Limite de validade da cópia.
Código da Cópia	Identificador da cópia impressa.
Tipo de Impressão	Informa se a cópia é controlada ou não controlada.
Data da Devolução	Data prevista de devolução ou recolhimento.
Data Recolhimento da Cópia	Campo utilizado para baixa da pendência.

Regras de funcionamento

• A caixa só é exibida quando o checkbox Cópias Controladas estiver marcado no cadastro do documento.
• A caixa também depende da existência de cópias controladas sem Data Recolhimento da Cópia.
• A baixa da pendência acontece quando a data de recolhimento ou descarte é informada no histórico da cópia.

Atenção

note

Esse acompanhamento ajuda a equipe da qualidade a controlar a circulação das cópias físicas e manter a rastreabilidade dos documentos impressos.