Acompanhar Cópias Controladas

Objetivo

A caixa de acompanhamento das Cópias Controladas ajuda o Analista de Documentos e o Responsável do Documento a monitorarem cópias impressas que ainda estão pendentes de recolhimento.

O que são Cópias Controladas

As Cópias Controladas são versões impressas de documentos que possuem rastreabilidade dentro do EPA.

Cada cópia recebe um identificador próprio e possui informações de emissão, destinatário, validade e recolhimento, permitindo que a organização controle a circulação de documentos físicos e garanta que apenas versões válidas permaneçam em uso.

O acompanhamento dessas cópias é realizado por meio da caixa de Cópias Controladas disponível na tela principal do sistema.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• identificar cópias controladas pendentes;
• acessar rapidamente documentos com cópias impressas em atraso;
• registrar a data de recolhimento da cópia.

Como realizar esta ação

1. Na tela principal, acesse a caixa de Cópias Controladas.
2. Clique no botão + para abrir a lista de documentos pendentes.
3. Selecione a opção de editar o documento desejado.
4. No cadastro do documento, abra a aba Cópias Impressas.
5. Localize a cópia pendente.
6. Em Ações, informe a Data Recolhimento da Cópia.
7. Salve as alterações do histórico da cópia.
8. Após o registro do recolhimento, a pendência deixa de ser exibida na caixa de acompanhamento.

Campos e configurações

Na listagem e no histórico de cópias, o EPA pode apresentar:

Campo	Descrição
Código do Documento	Código do documento vinculado à cópia.
Nome do Documento	Documento relacionado à impressão.
Responsável	Responsável atual do documento.
Gestor	Gestor vinculado ao documento.
Data de Vencimento	Limite de validade da cópia.
Código da Cópia	Identificador da cópia impressa.
Tipo de Impressão	Informa se a cópia é controlada ou não controlada.
Data da Devolução	Data prevista de devolução ou recolhimento.
Data Recolhimento da Cópia	Campo utilizado para baixa da pendência.

Informações monitoradas pela caixa de acompanhamento

A caixa de acompanhamento foi criada para facilitar a identificação de documentos que ainda possuem cópias físicas em circulação.

Ao acessar a listagem, o EPA permite localizar rapidamente:

• documentos com cópias controladas ativas;
• cópias com prazo de validade expirado;
• cópias que ainda não tiveram recolhimento registrado;
• responsáveis pelos documentos que possuem pendências;
• gestores vinculados aos documentos monitorados.

Esse recurso reduz a necessidade de consultas manuais nos históricos de impressão e facilita o controle das cópias distribuídas.

Ciclo de vida de uma cópia controlada

O controle das cópias impressas normalmente segue o fluxo abaixo:

1. O documento é configurado para permitir Cópias Controladas.
2. Uma cópia é emitida para um destinatário.
3. O EPA registra informações da impressão e gera um código identificador para a cópia.
4. A cópia permanece ativa durante o período definido de validade.
5. Ao término da utilização, deve ser registrado o recolhimento ou descarte.
6. Após o registro da data de recolhimento, a cópia deixa de ser considerada pendente pelo sistema.

Regras de funcionamento

• A caixa só é exibida quando o checkbox Cópias Controladas estiver marcado no cadastro do documento.
• A caixa também depende da existência de cópias controladas sem Data Recolhimento da Cópia.
• A baixa da pendência acontece quando a data de recolhimento ou descarte é informada no histórico da cópia.
• Apenas documentos configurados para utilização de cópias controladas participam do monitoramento.
• O EPA considera pendente toda cópia controlada que não possua registro de recolhimento.
• O alerta é utilizado para auxiliar o acompanhamento das cópias físicas distribuídas pela organização.
• O histórico das cópias permanece disponível mesmo após o recolhimento.
• O registro de recolhimento preserva a rastreabilidade da distribuição do documento.
• A identificação da cópia ocorre por meio de um código exclusivo gerado durante sua emissão.

Atenção

note

Esse acompanhamento ajuda a equipe da qualidade a controlar a circulação das cópias físicas e manter a rastreabilidade dos documentos impressos.

warning

Sempre registre a data de recolhimento ou descarte quando a cópia física deixar de ser utilizada. Essa informação é fundamental para manter a rastreabilidade documental e evitar que documentos obsoletos permaneçam em circulação.