Solicitar a Renovação de um Documento

Objetivo

O módulo de solicitações do EPA pode ser integrado ao processo de renovação dos documentos, permitindo que o gestor inicie uma solicitação de renovação quando o vencimento estiver próximo.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• iniciar a renovação de um documento próximo do vencimento;
• encaminhar a demanda pelo fluxo de solicitações;
• registrar o histórico das solicitações de renovação;
• criar uma solicitação de renovação diretamente no cadastro do documento (sem depender de notificações automáticas).

Como realizar esta ação

Método 1: Pela notificação (fluxo tradicional)

1. Configure, se necessário, o parâmetro Prazo de notificação dos documentos próximos do vencimento em Parametrização > Parametrização do Sistema.
2. Quando a notificação aparecer na tela inicial do gestor, clique em Renovar.
3. Na tela da solicitação, confira os campos já preenchidos pelo EPA.
4. Descreva a solicitação e salve.
5. O responsável pela fase seguinte recebe a solicitação na caixinha Solicitações.
6. Após a análise, utilize a opção Encaminhar para mover a solicitação para a próxima fase.
7. Quando necessário, acesse o documento vinculado e publique a nova versão.
8. Após a conclusão, encaminhe a solicitação ao solicitante informando que o documento foi renovado.

Método 2: Em Cadastro Documento pela aba "Solicitações de Renovação" (novo)

1. Acesse o cadastro do documento existente no módulo de Documentos.
2. Navegue até a aba lateral Solicitações de Renovação.
3. Clique no botão Criar Solicitação + localizado no canto superior direito da área de conteúdo.
4. Na tela da solicitação, confira e ajuste os campos conforme necessário:
   • Tipo de Solicitação (preenchido automaticamente)
   • Tipo de Serviço (preenchido automaticamente)
   • Documento vinculado
   • Descrição da solicitação
5. Salve a solicitação.
6. O responsável pela fase seguinte recebe a solicitação na caixinha Solicitações.
7. Após a análise, utilize a opção Encaminhar para mover a solicitação para a próxima fase.
8. Quando necessário, acesse o documento vinculado e publique a nova versão.
9. Após a conclusão, encaminhe a solicitação ao solicitante informando que o documento foi renovado.

Campos e configurações

Box de notificação

Na tela inicial do gestor, o alerta costuma apresentar:

Campo	Descrição
Código do Documento	Código do documento próximo do vencimento.
Nome do Documento	Nome do documento.
Responsável do Documento	Responsável atual do documento.
Gestor do Documento	Gestor vinculado ao documento.
Dias para vencer	Quantidade de dias restantes para o vencimento.
Editar	Direciona para o cadastro do documento.
Renovar	Abre a solicitação de renovação.

Solicitação de renovação

Por padrão, o EPA pode trazer:

Campo	Descrição
Tipo de Solicitação	Gerenciar Documento (cód. 999).
Tipo de Serviço	Renovar Documento (cód. 991).
Selecione um documento	Documento escolhido automaticamente a partir da notificação.
Descreva a solicitação	Campo para detalhar a necessidade da renovação.

É possível configurar uma Descrição Padrão no cadastro do tipo de solicitação ou do tipo de serviço.

Regras de funcionamento

• A exibição da notificação depende da quantidade de dias definida no parâmetro do sistema.
• As solicitações de renovação podem ser criadas de duas formas: via notificação automática na tela inicial ou diretamente pela aba "Solicitações de Renovação" no cadastro do documento.
• O responsável que recebe a solicitação depende da configuração realizada no tipo de solicitação ou tipo de serviço.
• O histórico das solicitações fica registrado na aba Solicitações de Renovação do cadastro do documento.
• Nessa aba, é possível acompanhar data da solicitação, código, solicitante, descrição e status.

Atenção

note

Depois que a nova versão do documento for aprovada, finalize o fluxo da solicitação para manter o histórico coerente e informar corretamente o solicitante.