Entender o Cálculo da Conformidade do Fornecedor
Objetivo
Explicar como o EPA calcula a conformidade documental e a conformidade das avaliações dos fornecedores, bem como os critérios mínimos utilizados para determinar se os resultados obtidos são considerados conformes.
Quando utilizar
Use esta ação quando for necessário:
- Entender por que um fornecedor está conforme ou não conforme;
- Validar o percentual de conformidade documental;
- Verificar quais documentos impactam o resultado da conformidade;
- Compreender como os pesos dos documentos influenciam o cálculo;
- Interpretar os critérios utilizados nas avaliações de fornecedores.
Como realizar esta ação
Como entender a conformidade documental
A conformidade documental representa o percentual de atendimento dos documentos exigidos para o tipo de fornecedor.
O cálculo ocorre da seguinte forma:
- O EPA identifica todos os tipos de documento exigidos e ativos para o tipo de fornecedor.
- Cada documento possui um peso definido na configuração do tipo de fornecedor.
- O sistema verifica quais documentos válidos foram apresentados pelo fornecedor.
- Critério de Validade: São considerados válidos apenas os documentos ativos, que estejam dentro do prazo de validade (ou sem data de vencimento estipulada) e que possuam obrigatoriamente um arquivo digital anexado.
- O EPA soma os pesos dos documentos que atendem a todos os critérios de validade.
- Em seguida, soma os pesos de todos os documentos que são exigidos para aquele tipo de fornecedor.
- Por fim, calcula o percentual de conformidade dividindo a soma dos pesos dos documentos válidos pela soma total dos pesos exigidos, multiplicando o resultado por 100.
Exemplo conceitual
Suponha que um tipo de fornecedor exija três documentos com os seguintes pesos:
| Documento | Peso | Status do Fornecedor | Contabiliza no Cálculo? |
|---|---|---|---|
| Contrato Social | 4 | Ativo e com arquivo anexado | Sim (4 pontos) |
| Certidão Negativa | 3 | Vencida ou Sem arquivo anexado | Não (0 pontos) |
| Alvará de Funcionamento | 3 | Ativo e com arquivo anexado | Sim (3 pontos) |
- Soma dos pesos dos documentos válidos: 4 (Contrato Social) + 3 (Alvará) = 7
- Soma total dos pesos exigidos: 4 + 3 + 3 = 10
Nesse cenário, o cálculo será: Nesse exemplo, os documentos válidos do fornecedor somam 7 pontos, enquanto o total de pontos exigidos é 10.
O cálculo da conformidade será:
Conformidade = (7 ÷ 10) × 100
Conformidade = 70%
Portanto, a conformidade documental do fornecedor será de 70%.
Sua conformidade documental final será de 70% (ou Nota 7 na escala proporcional do sistema).
Como entender a conformidade das avaliações
A conformidade das avaliações é baseada nos questionários eletrônicos vinculados ao tipo de fornecedor.
O EPA considera apenas os registros ativos de avaliação aplicáveis ao fornecedor. Quando houver mais de uma avaliação ou reavaliação realizada, o sistema utiliza um critério de desempate rigoroso para selecionar o registro mais recente e vigente (baseado na data da próxima avaliação e data de inclusão) para compor o resultado final da nota.
Campos e configurações da tela
Os parâmetros que definem as regras do cálculo são configurados diretamente na tela de Tipo de Fornecedor:
| Campo / Configuração | Descrição e Funcionamento Técnico |
|---|---|
| Título | Nome identificador do tipo de fornecedor (Ex: FORNECEDORES DE SERVIÇOS). |
| Ativo | Define se este tipo de fornecedor e suas regras estão vigentes no sistema. |
| Nota Conf. Documentos | Nota ou percentual mínimo esperado para que o fornecedor seja considerado em conformidade com seus documentos. |
| Nota Conf. Pesquisas | Nota mínima esperada para que o fornecedor seja considerado em conformidade nas avaliações e pesquisas. |
| Tipos de Documentos Exigidos | Aba onde são vinculados os documentos obrigatórios e onde se define o Peso individual de cada um deles. |
Critérios para aprovação da conformidade
O resultado final calculado pelo sistema é comparado em tempo real com os limites mínimos definidos no cadastro do Tipo de Fornecedor.
Exemplo Prático da Tela
Considere a configuração real abaixo extraída do sistema:
- Nota Conf. Documentos:
7(equivalente a 70% de aproveitamento dos pesos) - Nota Conf. Pesquisas:
70
Nesse cenário:
- 🟢 Um fornecedor com média documental 7.5 atende ao requisito documental.
- 🔴 Um fornecedor com média documental 6.0 é considerado Não Conforme em documentação.
- 🟢 Uma avaliação com resultado 75 atende ao requisito de pesquisas.
- 🔴 Uma avaliação com resultado 65 deixa o fornecedor em Não Conforme em pesquisas.
Regras de funcionamento
Regras da conformidade documental
- Apenas Exigidos: O cálculo considera estritamente os documentos vinculados ao respectivo tipo de fornecedor.
- Influência dos Pesos: Documentos com pesos maiores impactam de forma mais agressiva a nota final em caso de ausência ou irregularidade.
- Obrigatoriedade de Arquivo: Mesmo que o documento esteja cadastrado e dentro do vencimento, se não houver um arquivo digital anexado a ele, ele será desconsiderado do somatório de pontos válidos.
- Regra de Vencimento: Documentos com a data de vencimento menor que a data atual (
Hoje) são considerados vencidos e perdem o valor no cálculo. Documentos configurados com data zerada (0000-00-00) são interpretados como permanentes e permanecem válidos por tempo indeterminado. - Contexto por Usuário e Unidade: O cálculo respeita o vínculo da Unidade Gerencial e as permissões do usuário da sessão ativa; documentos fora do escopo de visualização do usuário ou da unidade associada não integralizam a nota.
Regras das avaliações
- O sistema filtra apenas avaliações com status ativo (
Ativo = 1). - Se houver amarração com um avaliador específico, apenas os questionários respondidos ou direcionados a este avaliador contam.
- Havendo histórico de avaliações, o EPA aplica a inteligência de buscar a última avaliação válida (filtrando pela maior data de próxima avaliação e inclusão), ignorando históricos antigos que já perderam a vigência.
- O resultado final da nota da pesquisa ativa deve ser maior ou igual ao campo Nota Conf. Pesquisas.
A conformidade documental e a conformidade de pesquisas são independentes, mas complementares. Um fornecedor pode estar perfeitamente em dia com todas as suas certidões (Conformidade Documental ok), mas se receber uma nota baixa em sua última avaliação técnica (Conformidade de Pesquisas abaixo do limite), o status geral do fornecedor será afetado.
