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Gerenciar Armário Virtual

Objetivo​

A área de Armário Virtual reúne os recursos usados para cadastrar documentos, controlar vencimentos, registrar requisições, organizar arquivos e acompanhar relatórios no EPA.

Quando utilizar​

Use esta área quando for necessário:

  • cadastrar e localizar documentos;
  • controlar empréstimos, reservas e requisições;
  • acompanhar vencimentos e descartes;
  • gerenciar acessos, notificações e histórico documental.

Como realizar esta ação​

Como acessar​

  1. Acesse Portal > Produtividade > Armário Virtual.
  2. Escolha o fluxo desejado dentro do módulo.

Como navegar pelo módulo​

  • Use Gerenciar Documentos quando a necessidade for cadastrar, editar ou consultar documentos.
  • Use Cadastros Básicos para preparar endereços, atributos, categorias, permissões e tipos de documento.
  • Use Relatórios para acompanhar mapa do armário, requisições, vencimentos, descartes e histórico de acessos.

Como organizar o uso do módulo​

  1. Primeiro estruture os Cadastros Básicos, quando necessário.
  2. Depois realize o cadastro dos documentos.
  3. Em seguida, acompanhe notificações, acessos e relatórios conforme o ciclo de vida do documento.

Campos e configurações​

Campo ou áreaDescrição
Gerenciar DocumentosCentraliza o cadastro e a edição dos documentos do armário virtual.
Cadastros BásicosReúne atributos, endereços, categorias, permissões e tipos de documento.
RelatóriosMostram mapa do armário, requisições, descarte, vencimento e acessos.
NotificaçõesControlam avisos de vencimento e acompanhamentos do documento.
PermissõesDefinem quem pode acessar, gerenciar ou aprovar ações do módulo.

Papéis e permissões relacionados​

Para este módulo, existe um artigo específico com a leitura por papel:

Use esse apoio principalmente para diferenciar:

  • quem gerencia documentos;
  • quem apenas consulta registros;
  • quando a permissão geral do módulo não é suficiente e ainda depende da liberação no próprio documento.

Regras de funcionamento​

  • O cadastro do documento é o fluxo principal do módulo e deve aparecer antes das áreas auxiliares.
  • Cadastros básicos e relatórios devem permanecer organizados em subpastas próprias.
  • O acesso aos documentos depende das permissões do usuário e das liberações configuradas no próprio registro.

Atenção​

note

Sempre que um novo artigo relacionado ao Armário Virtual for criado, prefira colocá-lo dentro desta pasta e respeitar a separação entre fluxo principal, cadastros básicos e relatórios.

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