Cadastrar Documentos no Armário Virtual

Objetivo

Esta é a ação principal do módulo. Aqui você cadastra o documento, define onde ele ficará armazenado, publica arquivos e controla vencimento, descarte, acesso e histórico.

Quando utilizar

Use esta ação quando for necessário:

• incluir um novo documento no armário virtual;
• vincular o documento a um endereço, unidade e cliente;
• registrar documentos físicos, virtuais ou ambos;
• controlar arquivos, notificações e permissões do documento.

Como realizar esta ação

Como acessar

1. Acesse Portal > Produtividade > Armário Virtual > Gerenciar Documentos.
2. Clique em + para incluir um novo documento.

Como cadastrar o documento

1. Preencha as informações básicas do cadastro.
2. Clique em Salvar.
3. Após salvar, complete as abas auxiliares como Arquivos, Quem Pode Acessar, Receber Notificações e Acompanhamentos.

Como concluir a configuração do documento

• Depois do primeiro salvamento, finalize as permissões de acesso.
• Inclua os arquivos necessários.
• Configure quem receberá notificações sobre o documento.

Campos e configurações

Campo	Descrição
Tipo do Documento	Define a estrutura e os atributos usados no cadastro.
Status	Indica a situação cadastral do documento.
Documento Agrupador	Marca o documento como principal para relacionar outros documentos a ele.
Documento	Campo usado para vincular o documento agrupador, quando aplicável.
Cliente	Relaciona o documento a uma pessoa física ou jurídica cadastrada no EPA.
Endereço	Define onde o documento ficará armazenado no armário virtual.
Descrição / Palavras-chave	Facilita pesquisas e localização do documento.
Unidade Gerencial	Unidade à qual o documento está vinculado.
Volume	Permite registrar a identificação do volume do documento.
Data do Documento	Data de emissão ou referência do documento.
Data de Vencimento	Controla a validade do documento.
Data de Descarte	Pode ser preenchida manualmente ou calculada conforme o tipo de documento.
Tipo	Define se o documento é físico, virtual ou ambos.
Situação	Indica se o documento está no arquivo, reservado ou emprestado.
Arquivos	Aba usada para incluir os arquivos vinculados ao documento.
Quem Pode Acessar	Aba usada para liberar acesso ao documento e aos arquivos.
Receber Notificações	Define quem receberá notificações de acompanhamento e vencimento.

Regras de funcionamento

• Quando o documento é marcado como Documento Agrupador, ele passa a agrupar outros documentos e não permite inclusão de arquivos diretamente nele.
• A Data de Descarte pode ser calculada automaticamente com base no prazo configurado no tipo de documento.
• Depois do salvamento, o sistema libera as abas complementares do cadastro.
• Para excluir um documento, primeiro é necessário remover os arquivos anexados.

Atenção

warning

Revise com cuidado o tipo, a situação e o endereço do documento antes de salvar, porque essas informações impactam diretamente a organização e o controle do armário virtual.