Renovar Documento do Armário Virtual

Objetivo

A renovação de documento é usada para atualizar a validade e, quando necessário, a versão do arquivo de um documento armazenado no armário virtual.

Quando utilizar

Use esta ação quando for necessário:

• atualizar um documento vencido ou próximo do vencimento;
• registrar uma nova data de validade;
• substituir ou atualizar o arquivo do documento;
• manter o controle documental em dia.

Como realizar esta ação

1. Localize o documento pela caixa de Documentos Próximos a Vencer ou pela tela de Gerenciar Documentos.
2. Acesse a ação Editar.
3. Atualize a Data de Vencimento.
4. Se necessário, atualize também o arquivo do documento.
5. Registre observações em Acompanhamentos, quando fizer sentido.
6. Salve as alterações.

Campos e configurações

Campo ou área	Descrição
Data de Vencimento	Define a nova validade do documento.
Arquivos	Permite substituir ou atualizar o arquivo vigente.
Acompanhamentos	Registra histórico, observações e pendências da renovação.
Receber Notificações	Define quem será avisado sobre vencimentos e acompanhamentos.
Parâmetro de antecedência	Controla com quantos dias antes do vencimento o EPA avisará os usuários.

Regras de funcionamento

• O aviso de vencimento depende da configuração do tipo de documento e dos parâmetros do sistema.
• Os usuários configurados para receber notificações podem ver a caixa de documentos próximos do vencimento na tela principal.
• A renovação pode envolver apenas a data ou também a atualização do arquivo.

Atenção

note

Sempre que houver nova versão do documento, atualize também o arquivo. Renovar apenas a data sem revisar o conteúdo pode manter um documento desatualizado no armário virtual.