Agendamento de Recursos
Objetivo
A funcionalidade Agendamento de Recursos permite reservar e acompanhar recursos no EPA, como salas, equipamentos ou outros itens compartilhados, organizando os agendamentos por período, disponibilidade e identificação visual.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- reservar um recurso para uso em uma data específica;
- acompanhar os recursos já agendados em calendário;
- configurar cor, orientação e observação nos recursos;
- agendar mais de um recurso de uma vez;
- consultar o relatório de recursos já agendados.
Como realizar esta ação
Como acessar
Você pode acessar o recurso por:
Portal > Agendamento de Recursos;- botão direcionador disponível na tela inicial do EPA, quando aplicável.
Antes de agendar: configurar os recursos
Antes de usar a agenda, é importante configurar os recursos cadastrados no EPA.
O caminho de configuração é:
Configuração > Agendamento de Recurso > Recurso
Como incluir um agendamento
- Acesse
Portal > Agendamento de Recursos. - Clique no botão
+. - Selecione o recurso desejado.
- Escolha o responsável pelo uso do recurso.
- Informe:
- data de início;
- data de fim;
- horário de início;
- horário de fim.
- Se necessário, informe uma descrição sobre o agendamento.
- Clique em
Salvar.
Como selecionar múltiplos recursos
- O EPA também permite selecionar mais de um recurso no mesmo agendamento.
- Nesse caso, todos os recursos selecionados recebem as mesmas informações de período, responsável e observação.
Como acompanhar os agendamentos
- Depois de salvar o agendamento, ele passa a aparecer no calendário da agenda de recursos.
- No calendário, você pode visualizar os recursos agendados, identificar cada item pela cor configurada e abrir os detalhes do agendamento.
Como usar o relatório de recursos já agendados
- Acesse
Portal > Agendamento de Recursos. - Abra a aba ou área de recursos já agendados.
- Pesquise os registros desejados.
- Use as opções de exportação quando precisar emitir o relatório.
Campos e configurações
Cadastro do recurso
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Cor | Define a cor que será usada na agenda para identificar o recurso. |
| Orientação | Apresenta instruções de uso do recurso no momento do agendamento. |
| Observação | Registra informações complementares sobre o recurso. |
Agendamento
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Recurso | Item que será reservado no período informado. |
| Responsável | Pessoa que utilizará o recurso no período agendado. |
| Data Início | Início da reserva. |
| Data Fim | Fim da reserva. |
| Horário Início | Hora de início do uso do recurso. |
| Horário Fim | Hora final do uso do recurso. |
| Descrição | Campo opcional para detalhar o agendamento. |
Filtros e consulta
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Categoria | Filtra os recursos por categoria, quando a agenda disponibiliza essa segmentação. |
| Recurso | Filtra a visualização para recursos específicos. |
| Período | Ajuda a localizar os agendamentos já registrados. |
Regras de funcionamento
Cores, orientações e observações
- A configuração da cor é feita no cadastro do recurso, não no agendamento.
- As orientações e observações também são herdadas do cadastro do recurso.
- Ao selecionar um recurso, o EPA pode exibir essas informações ao lado da tela para orientar a reserva.
Disponibilidade
- Os agendamentos são validados pelo período informado.
- O EPA não permite novo agendamento do mesmo recurso no mesmo período já reservado.
- Quando existir conflito, o sistema sinaliza abaixo dos campos de data qual é o período em que o recurso já está agendado.
Agendamento múltiplo
- No agendamento múltiplo, todos os recursos selecionados recebem o mesmo período e o mesmo responsável.
- Essa opção é útil quando vários recursos precisam ser reservados juntos para o mesmo uso.
Atenção
note
Antes de salvar um agendamento, confira se o recurso selecionado já não está reservado no mesmo período e se as orientações exibidas correspondem ao uso que você pretende fazer.
