Configurar uma Reunião

Objetivo

A aba Configurar é a etapa inicial do cadastro da reunião. Nela, você define as informações principais que identificam, organizam e controlam o encontro dentro do EPA.

Quando utilizar

Use esta aba quando for necessário:

• criar uma nova reunião;
• ajustar informações básicas de uma reunião já existente;
• definir o tipo de assinatura da ata;
• configurar regras de envio da ata aos participantes ausentes.

Como realizar esta ação

Como acessar

1. Acesse Portal > Comunicação > Reuniões > Listar Reunião.
2. Clique para incluir uma nova reunião ou editar uma reunião existente.
3. Abra a aba Configurar.

Como preencher a configuração inicial

1. Informe os dados principais da reunião.
2. Escolha o tipo de assinatura.
3. Defina data, horário, unidade gerencial e responsável.
4. Ajuste as demais opções do encontro.
5. Clique em Salvar.

Como usar o recurso Salvar Como

• Depois que a reunião for criada, use Salvar Como para criar uma nova reunião copiando as informações da reunião atual, além de pautas e participantes.

Campos e configurações

Campo	Descrição
Nome/Objetivo	Identifica a finalidade da reunião.
Tipo de Assinatura	Define como a assinatura da ata será tratada.
Data	Informa quando o encontro ocorrerá.
Hora de Início	Define o início da reunião.
Hora de Término	Define o encerramento da reunião.
Unidade Gerencial	Relaciona a reunião a uma unidade.
Responsável	Usuário principal do encontro.
Status	Situação atual da reunião.
Local da Reunião	Informa onde o encontro acontecerá.
Tipo de Reunião	Classifica o encontro conforme o cadastro do módulo.
Link de acesso	Pode ser usado em reuniões com acesso remoto.
Enviar a ata para os participantes ausentes	Define o comportamento da ata para quem não compareceu.

Tipos de assinatura

Tipo	Funcionamento
Login e Senha	Usa os dados já cadastrados do usuário no EPA, mas não possui validação jurídica.
Assinatura Digital	A validação ocorre por meio de e-mail com instruções para assinatura, com validade jurídica.
Assinatura Eletrônica	Exige uso de certificadora digital e também possui validade jurídica.

Regras de funcionamento

Envio da ata para ausentes

• Se a opção Enviar Ata para quem não Compareceu estiver marcada, os participantes marcados como ausentes receberão a ata da reunião.
• Esses participantes não serão solicitados a assinar a ata.

Configuração inicial da reunião

• A aba Configurar precisa ser preenchida antes de avançar com segurança para as demais abas.
• O tipo de assinatura impacta diretamente o processo de envio e assinatura da ata.
• A definição correta da reunião ajuda a evitar ajustes posteriores em participantes, pauta e assinatura.

Atenção

note

Antes de salvar a reunião, confirme principalmente o tipo de assinatura, a unidade gerencial, o responsável e a regra de envio da ata para ausentes, porque esses pontos afetam o fluxo posterior da reunião.