Definir Participantes da Reunião

Objetivo

A aba Participantes permite registrar quem fará parte da reunião e definir o papel de cada pessoa no encontro.

Quando utilizar

Use esta aba quando for necessário:

• incluir usuários, clientes ou convidados na reunião;
• definir quem será o secretário do encontro;
• registrar quem pode incluir pauta;
• controlar presença, notas e assinatura da ata.

Como realizar esta ação

Como acessar

1. Acesse Portal > Comunicação > Reuniões > Listar Reunião.
2. Abra a reunião desejada.
3. Entre na aba Participantes.

Como incluir participantes

Na aba Participantes, ao clicar no botão de inclusão, o EPA libera três opções:

• Selecionar Participantes, para pesquisar usuários cadastrados no EPA;
• Selecionar Clientes, para pesquisar clientes cadastrados no EPA;
• Incluir Convidados, para quem não é usuário nem cliente do EPA.

Como configurar os papéis do participante

• Defina quem será o Secretário da reunião.
• Marque quem pode Incluir Pauta.
• Identifique quem será tratado apenas como Convidado.
• Sinalize quem Não Compareceu, quando aplicável.

Campos e configurações

Informações exibidas na lista

Campo	Descrição
Unidade Gerencial	Indica se o participante é convidado, cliente ou usuário do EPA; quando for usuário do EPA, mostra também a unidade correspondente.
Secretário	Define qual participante será o secretário da reunião.
Incluir Pauta	Informa quem pode incluir pautas e anexos.
Convidado	Sinaliza que o participante está na reunião sem fluxo de assinatura da ata.
Não Compareceu	Marca que o participante não esteve presente.
Nota da Reunião	Registra a avaliação geral do encontro.
Nota da Participação	Registra a avaliação da participação individual.
Assinou Ata	Indica se o participante assinou a ata depois do envio.

O que cada opção permite

Opção	Funcionamento
Secretário	Pode alterar a reunião, incluir pautas, comentários, decisões, anexos e participantes.
Incluir Pauta	Pode incluir pautas e anexos na reunião.
Convidado	Se tiver permissão, pode incluir pauta, comentário na pauta e anexos.
Não Compareceu	Sinaliza que o participante não compareceu à reunião.

Regras de funcionamento

• Apenas um participante pode ser selecionado como secretário.
• A definição dos participantes influencia o envio da ata, o controle de presença e o fluxo de assinatura.
• O campo Assinou Ata só fica disponível depois da conclusão da reunião e do envio da ata.
• O participante marcado como Convidado pode receber a ata por e-mail, mas não terá opção de assinar a ata.

Atenção

note

Revise a lista de participantes antes de concluir a reunião, principalmente quando houver necessidade de envio de ata, controle de presença e assinatura posterior.