Conhecer a Tela de Gestão de Ocorrências

Objetivo

Esta página apresenta os principais recursos da tela de Gestão de Ocorrências no EPA, incluindo filtros, pesquisas, acompanhamento das ocorrências e leitura do dashboard do módulo.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• localizar ocorrências por diferentes critérios;
• acompanhar ocorrências com unidades inativas;
• pesquisar ocorrências com ou sem avaliação de eficácia;
• consultar ocorrências por unidade moderadora;
• entender como a unidade moderadora interfere no cadastro e na pesquisa;
• acompanhar os indicadores e gráficos do dashboard.

Como realizar esta ação

1. Acesse Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências.
2. Utilize os filtros da listagem conforme a informação que deseja localizar.
3. Abra a tela de filtros, quando necessário, para refinar a pesquisa.
4. Alterne para a aba Dashboard, se quiser analisar os indicadores e gráficos do módulo.

Campos e configurações

Filtros da listagem

Na tela de gestão, o EPA permite pesquisar ocorrências por diversos critérios. Entre os filtros mais importantes estão:

Filtro	Descrição
Ocorrências com Unidades Inativas	Lista apenas ocorrências ligadas a unidades gerenciais inativas.
Eficaz ou não Eficaz	Filtra ocorrências pela situação da avaliação de eficácia.
Unidade Moderadora	Filtra as ocorrências conforme a unidade moderadora selecionada, quando o recurso estiver habilitado no sistema.

Filtro Ocorrências com Unidades Inativas

Quando a opção Ocorrências com Unidades Inativas é marcada:

• o EPA passa a listar apenas ocorrências vinculadas a unidades gerenciais inativas;
• os filtros de Unidade Notificadora e Unidade Notificada ficam bloqueados;
• após clicar em Pesquisar, usuários com perfil de Analista de Ocorrências ou Super Usuário podem alterar as unidades diretamente pela listagem;
• o sistema pode exibir a opção de selecionar todas as ocorrências listadas para facilitar a alteração em massa.

Filtro de eficácia

O filtro Eficaz ou não Eficaz possui três comportamentos:

Opção	Resultado
Ocorrência Eficaz	Exibe ocorrências já avaliadas como eficazes.
Ocorrência Não eficaz	Exibe ocorrências avaliadas como não eficazes.
Ocorrência sem eficácia definida	Exibe ocorrências que ainda não passaram pela avaliação de eficácia.

Unidade Moderadora

Quando o recurso de Unidade Moderadora estiver habilitado:

• o campo pode aparecer na inclusão da ocorrência;
• o mesmo critério pode ser utilizado na pesquisa da listagem;
• as unidades exibidas nesse campo dependem da parametrização e do cadastro das unidades gerenciais marcadas como moderadoras.

Como habilitar a Unidade Moderadora

Para utilizar esse recurso, o EPA precisa estar parametrizado previamente:

1. Acesse Parametrização > Parametrização de Sistema.
2. Localize o parâmetro Ao incluir uma ocorrência o usuário poderá escolher uma unidade moderadora.
3. Configure o parâmetro como Sim.
4. Depois, acesse Parametrização > Unidades Gerenciais.
5. Edite a unidade que deverá atuar como moderadora.
6. Marque a opção Moderadora Ocorrência.

Somente as unidades com essa configuração serão listadas no campo Unidade Moderadora da ocorrência.

Dashboard de Ocorrências

Na aba Dashboard, o EPA apresenta indicadores consolidados do módulo.

Boxes do dashboard

As caixas superiores apresentam, entre outros dados:

• quantidade de ocorrências em andamento;
• quantidade de ações em andamento;
• ocorrências em avaliação de eficácia;
• ocorrências atrasadas;
• tempos médios de cada etapa do processo.

Cálculo dos tempos médios

O EPA calcula os tempos médios com base nas datas de encaminhamento entre fases, por exemplo:

• Tempo Médio para Alterar Descrição
• Tempo Médio para Revisar Análise de Causa e Plano de Ação
• Tempo Médio para Validar Análise de Causa e Plano de Ação
• Tempo Médio para Registrar Ação Imediata
• Tempo Médio para Executar Ações
• Tempo Médio para Revisar Execução das Ações

Esses tempos são calculados a partir das datas de entrada e saída de cada etapa do fluxo, permitindo acompanhar onde o processo leva mais tempo para avançar.

Gráficos do dashboard

O dashboard também apresenta:

• nuvem de palavras;
• ocorrências por tipo;
• ocorrências por categoria;
• ocorrências por severidade;
• ocorrências por unidade;
• ocorrências por unidade notificadora;
• tipo de incidente;
• grupo de risco;
• ocorrências por classificação.

Nuvem de palavras

A nuvem de palavras ajuda a identificar rapidamente os termos mais recorrentes nas ocorrências registradas. Ela funciona como apoio visual para perceber temas de maior repetição dentro do conjunto filtrado.

Gráfico de Pareto

O dashboard inclui ainda o Gráfico de Pareto, que ajuda a identificar os títulos de ocorrência com maior representatividade dentro dos filtros aplicados.

Nesse gráfico:

• as ocorrências são ordenadas da maior para a menor frequência;
• a linha acumulada mostra a concentração das ocorrências;
• o EPA considera os 20 títulos com maior quantidade dentro do filtro utilizado.

Como usar o dashboard na prática

O dashboard é mais útil quando combinado com os filtros da gestão de ocorrências. Com isso, você pode:

• analisar uma unidade moderadora específica;
• avaliar apenas ocorrências eficazes, não eficazes ou sem eficácia definida;
• identificar unidades com maior concentração de registros;
• acompanhar gargalos do fluxo por meio dos tempos médios;
• priorizar títulos mais recorrentes a partir do Pareto.

Regras de funcionamento

• Os resultados da listagem e do dashboard respeitam os filtros aplicados na tela.
• O filtro de unidades inativas é voltado ao trabalho de manutenção e, por isso, libera ações adicionais apenas para perfis autorizados.
• O filtro de eficácia depende do resultado já registrado na etapa de avaliação da eficácia.
• O filtro de unidade moderadora só tem efeito quando essa funcionalidade está configurada no sistema e nas unidades gerenciais.
• As unidades moderadoras são exibidas em ordem crescente de código no momento da seleção da ocorrência.

Atenção

note

Ao pesquisar ocorrências com unidades inativas ou com avaliação de eficácia, revise primeiro os filtros ativos. Em muitos casos, a ausência de resultado está ligada ao filtro escolhido e não à inexistência de ocorrências.