Vincular Ocorrências e Controlar Reincidências

Objetivo

Esta funcionalidade permite centralizar o tratamento de ocorrências semelhantes, vinculando registros relacionados a uma ocorrência principal e utilizando o recurso de reincidência quando houver limite configurado.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• tratar várias ocorrências semelhantes em uma ocorrência principal;
• evitar retrabalho em análises repetidas;
• manter ocorrências mãe e filhas sincronizadas no fluxo;
• replicar análise de causa e plano de ação da ocorrência mãe nas filhas;
• utilizar o limite de ocorrências para gerar uma ocorrência reincidente automaticamente.

Como realizar esta ação

Vincular ocorrências na ocorrência principal

1. Acesse a ocorrência principal que já está em tratamento.
2. Abra a aba OC Vinculadas.
3. Clique em Vincular ocorrências para serem tratadas aqui.
4. Pesquise as ocorrências por código, título ou unidade gerencial.
5. Selecione as ocorrências desejadas e clique em Salvar.

Vincular a partir da ocorrência nova

1. Acesse a nova ocorrência.
2. Na aba Avaliar Ocorrência, role até o fim da tela.
3. Clique em Tratar em outra ocorrência.
4. Pesquise a ocorrência principal já em andamento.
5. Selecione o registro e clique em Salvar.

Campos e configurações

Regras de permissão para vinculação

O vínculo não pode ser feito em qualquer fase. O EPA respeita a etapa da ocorrência principal e o perfil do usuário.

Perfil	Fases em que pode vincular
Analista de Ocorrências	1 - Avaliar Ocorrência, 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação, 2.1 - Fazer Revisão Conforme Orientação, 4 - Gerenciar Plano de Ação, 5 - Validar Execução Ação(ões) e Registrar Ação Imediata
Responsável da Ocorrência	2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação, 2.1 - Fazer Revisão Conforme Orientação, 4 - Gerenciar Plano de Ação e Registrar Ação Imediata

Regras entre ocorrência mãe e filhas

Quando as ocorrências são vinculadas:

• a ocorrência recém-vinculada passa a assumir a fase atual da ocorrência principal;
• sempre que a fase da ocorrência principal mudar, as ocorrências vinculadas são encaminhadas automaticamente para a mesma fase;
• se uma ocorrência for desvinculada, ela volta automaticamente para a fase Avaliar Ocorrência;
• quando a ocorrência principal for concluída, as ocorrências filhas também serão concluídas;
• o comentário de conclusão das ocorrências filhas passa a registrar que elas foram finalizadas com a ocorrência principal, indicando o código da ocorrência mãe.

Replicação de informações da ocorrência mãe

Nas ocorrências vinculadas, o EPA replica automaticamente os dados da ocorrência mãe nos menus:

• Análise de Causa
• Plano de Ação

Com isso, a ocorrência filha passa a refletir a tratativa da ocorrência principal, desconsiderando os dados próprios que ela possuía nessas áreas.

Esse comportamento padroniza o tratamento e evita que a equipe precise manter análises ou planos paralelos para registros que representam o mesmo problema.

Limite de ocorrências e reincidência automática

O EPA também pode utilizar o Número Limite de Ocorrências para abrir uma ocorrência reincidente.

Quando o limite configurado é atingido para o mesmo conjunto de:

• título da ocorrência;
• origem;
• unidade notificada;

o sistema pode gerar automaticamente uma nova ocorrência para análise de causa e plano de ação, vinculando a ela as ocorrências anteriores relacionadas.

Esse recurso é especialmente útil quando ainda não existe uma análise de causa imediata, mas a repetição dos registros demonstra que a situação precisa passar a ser tratada de forma centralizada.

Para configurar esse comportamento, utilize a página Configurar o Número Limite de Ocorrências.

Regras de funcionamento

• A tratativa operacional passa a acontecer na ocorrência principal.
• As ocorrências vinculadas acompanham o fluxo da ocorrência mãe.
• O vínculo evita a repetição de análises e planos de ação para eventos recorrentes da mesma natureza.
• A geração automática de reincidência depende da parametrização prévia do limite por título e unidade.
• Quando uma ocorrência filha é vinculada a uma principal já em andamento, ela deixa de seguir um tratamento independente e passa a refletir o fluxo da ocorrência mãe.

Atenção

warning

Antes de vincular uma ocorrência a outra, confirme se ambas realmente representam o mesmo problema de tratamento. Esse vínculo faz com que as ocorrências passem a compartilhar fase e encerramento.