Controlar Acessos, Notificações e Impressões da Ocorrência

Objetivo

Esta página reúne os recursos de compartilhamento, acompanhamento e notificação das ocorrências, além da personalização dos relatórios em PDF.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• liberar visualização da ocorrência para outros usuários;
• enviar acompanhamentos por e-mail;
• notificar o analista quando um plano, ação ou tarefa for concluído;
• entender quando a caixa Ações de Ocorrências aparece na tela principal;
• gerar relatórios em PDF com apenas os campos desejados.

Como realizar esta ação

1. Acesse a ocorrência em Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências.
2. Abra a aba ou a seção correspondente ao recurso que deseja utilizar.
3. Configure os usuários, notificações ou impressão conforme a necessidade.
4. Salve as alterações quando houver configuração editável.

Campos e configurações

Papéis e permissões relacionados

Nesta funcionalidade, vale distinguir três níveis de acesso:

Contexto	Efeito na ocorrência
Analista de Ocorrências	Atua com visão gerencial do processo e recebe notificações conforme a UEN vinculada.
Usuário liberado na aba Liberar Acesso	Pode acompanhar a ocorrência, visualizar o plano e incluir acompanhamentos, sem assumir o controle principal do registro.
Responsáveis por ação ou tarefa	Passam a receber a caixa Ações de Ocorrências quando as condições do processo são atendidas.

Para entender como esse comportamento se conecta com unidades gerenciais e outros módulos, consulte Unidade Gerencial e o Mapa de Papéis e Permissões por Funcionalidade.

Aba Liberar Acesso

Ao adicionar usuários na aba Liberar Acesso:

• eles passam a visualizar a ocorrência na lista;
• conseguem abrir o registro pelo botão de edição;
• não podem alterar os dados principais da ocorrência;
• podem visualizar o plano de ação;
• podem incluir acompanhamentos no plano de ação, quando houver plano associado;
• podem registrar acompanhamentos no histórico pelo ícone de balão.

Essa aba é útil quando outras pessoas precisam acompanhar a ocorrência sem assumir a responsabilidade principal do tratamento.

Receber acompanhamento por e-mail

Na mesma aba existe a opção Receber acompanhamento por e-mail.

Quando marcada:

• o usuário passa a receber por e-mail os novos acompanhamentos inseridos na ocorrência.

Notificar o Analista de Ocorrências

Na aba Avaliar Ocorrência, existe a opção:

Notificar o(a) Analista de Ocorrências ao concluir um Plano de Ação, Ação ou Tarefa

Essa opção:

• vem desmarcada por padrão;
• pode ser marcada quando o usuário quiser notificar o analista;
• faz com que o analista de ocorrências da UEN vinculada à ocorrência receba e-mail sempre que um plano, ação ou tarefa for concluído.

Caixa Ações de Ocorrências na tela principal

O EPA exibe a caixa Ações de Ocorrências na tela principal para o responsável pela ação ou tarefa, desde que as seguintes condições sejam atendidas:

• o usuário seja responsável pela ação ou pela tarefa;
• a data inicial prevista esteja dentro da data atual ou até 10 dias à frente;
• a ação ou tarefa esteja com status Em Andamento ou Planejado;
• a ocorrência, a ação e a tarefa não estejam excluídas;
• a ocorrência esteja em fase igual ou posterior a Gerenciar Plano de Ação;
• a ocorrência não esteja na fase Registrar Ação Imediata.

Se o usuário também possuir permissão de Analista de Ocorrências, o EPA ainda considera o acesso por UEN para definir o que ele pode ver nessa caixa.

O que acontece quando uma ação, plano ou tarefa é concluído

Se a opção Notificar o(a) Analista de Ocorrências ao concluir um Plano de Ação, Ação ou Tarefa estiver marcada na ocorrência:

• o analista da UEN vinculada à ocorrência recebe aviso por e-mail;
• a equipe da qualidade consegue acompanhar o avanço das entregas com mais rapidez;
• o recurso vale para conclusão de plano de ação, ação individual ou tarefa.

Personalização do relatório em PDF

Na aba Avalia Ocorrência, ao clicar em Imprimir, o EPA abre um modal com campos selecionáveis para o relatório em PDF.

Por padrão, todos os campos já vêm marcados. O usuário pode manter apenas o que deseja exibir.

Entre os grupos disponíveis no modal estão:

• informações do registro da ocorrência;
• informações de avaliação da ocorrência;
• análise da causa;
• plano de ação;
• planos de ação vinculados;
• ocorrências vinculadas;
• acompanhamentos da ocorrência;
• histórico de encaminhamento da ocorrência;
• campos do formulário;
• imagens anexadas.

Regras de funcionamento

• A aba Liberar Acesso amplia a visualização e o acompanhamento, mas não transfere o controle dos dados principais da ocorrência.
• O envio de acompanhamento por e-mail depende da marcação específica do usuário nessa aba.
• A notificação ao analista na conclusão de plano, ação ou tarefa depende da marcação da opção correspondente na aba Avaliar Ocorrência.
• A impressão personalizada ocorre apenas em PDF e sempre respeita a seleção feita no modal.
• Usuários liberados nessa aba conseguem colaborar com acompanhamentos, mas não substituem o responsável da ocorrência, o responsável da ação ou o analista do processo.
• O contexto de UEN e de moderação da unidade pode alterar o que cada usuário enxerga na rotina de acompanhamento.

Atenção

note

Se a intenção for apenas permitir acompanhamento, use a aba Liberar Acesso em vez de redistribuir responsabilidade da ocorrência. Isso preserva o controle do processo e amplia a transparência para os envolvidos.