Criar uma Nova Ocorrência

Objetivo

A funcionalidade Criar uma Nova Ocorrência permite registrar um evento no EPA, informando os dados do fato, a unidade envolvida, a avaliação inicial, a ação imediata e as evidências relacionadas.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• registrar uma nova ocorrência no sistema;
• documentar o evento com descrição objetiva e evidências;
• indicar a unidade notificadora e a unidade notificada;
• informar ação imediata, prazos e responsável pela tratativa;
• iniciar a análise da ocorrência conforme as permissões do usuário.

Como realizar esta ação

1. Acesse Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências.
2. Clique no botão + para abrir a tela de inclusão.
3. Preencha os dados básicos da ocorrência.
4. Complete a avaliação inicial, quando o campo estiver disponível para o seu perfil.
5. Informe a ação imediata, se houver.
6. Defina a data prevista de finalização.
7. Anexe os arquivos de evidência.
8. Clique em Salvar.

Sugestões de análise e planos de ação com IA

Depois de criada a ocorrência, o EPA também permite usar inteligência artificial para sugerir análises estruturadas e planos de ação na etapa de Analisar Causa e Fazer Plano de Ação.

Como funciona

• Na seção Analisar Causa, o usuário encontra o botão Sugerir análises.
• Ao clicar, é exibido um modal com o título Gerar análises com IA.
• O modal informa que o sistema pode gerar análises e planos de ação automaticamente com base nos dados da ocorrência.
• Alguns campos não serão preenchidos automaticamente e devem ser registrados manualmente pelo usuário:
  • Ação imediata
  • Protocolo de Londres (quando parametrizado)
  • Causas e Consequências

Seleção de metodologia

• O usuário pode escolher uma ou mais metodologias para a sugestão:
  • Espinha de Peixe
  • 5 Porquês
• A IA gera sugestões somente para Espinha de Peixe e 5 Porquês.
• Se a parametrização de uma metodologia não existir para o cliente, ela não é listada no modal.

Geração e pré-visualização

• Depois de confirmar, o sistema gera sugestões com base nos dados da ocorrência, na análise da ocorrência, nos acompanhamentos, no problema identificado e na metodologia selecionada.
• A pré-visualização exibe:
  • análise da causa sugerida
  • problema identificado
  • planos de ação sugeridos
• Todo conteúdo gerado pela IA recebe o marcador [Sugestão IA].

Comportamento quando já existe conteúdo

• Se o campo já tiver conteúdo, o modal mostra o texto atual e a sugestão gerada pela IA.
• O usuário pode escolher:
  • manter o conteúdo atual
  • aplicar a sugestão

Ações disponíveis

• Aplicar sugestões: insere o conteúdo sugerido na ocorrência e cria automaticamente os planos de ação na tabela Planos de Ação (5W2H) – Ocorrências.
• Gerar novamente: descarta as sugestões atuais e solicita novas sugestões, consumindo novas Gigicoins.
• Descartar sugestões: abre um modal de confirmação para remover as sugestões geradas sem reembolsar Gigicoins.

Planos de ação gerados

• A IA pode sugerir até 3 planos de ação.
• Cada plano inclui:
  • Título
  • Como (How)
  • Data prevista início
  • Data prevista fim
  • Responsável
  • Tipo de ação
  • Status
  • % de conclusão

Campos e configurações

Antes de começar

Na documentação, este conteúdo está dentro do tópico Gestão de Ocorrências, mas você também pode chegar à inclusão da ocorrência clicando no botão + da tela principal do módulo.

Informações básicas

Campo	Descrição
Data do evento	Dia em que o fato ocorreu.
Origem	Rotina, processo ou contexto que identificou a ocorrência.
Título da ocorrência	Título que melhor representa o evento registrado.
Unidade notificadora	Unidade que identificou a ocorrência.
Unidade notificada	Unidade responsável pelo processo onde o evento aconteceu.
Envolveu cliente externo?	Indica se o evento afetou cliente externo. Quando habilitado, o EPA exibe campos complementares.
Código de atendimento	Identificação do atendimento relacionado ao cliente externo, quando aplicável.
Turno	Turno em que o fato aconteceu.
Nome	Nome do cliente externo envolvido, quando aplicável.
Faixa etária	Faixa etária do cliente externo, quando aplicável.
Sexo	Sexo do cliente externo, quando aplicável.
Contato	Meio de contato relacionado ao evento, quando aplicável.
Descrição e evidência encontrada	Campo para detalhar o ocorrido e registrar a evidência objetiva identificada.

Campos que podem ser preenchidos automaticamente

Quando o Título da Ocorrência estiver relacionado a um risco já cadastrado, o EPA pode preencher automaticamente:

Campo	Descrição
Processo	Processo herdado do risco selecionado.
Subprocesso	Subprocesso relacionado ao risco vinculado.
Atividade	Atividade associada ao risco selecionado.

Esse preenchimento automático agiliza o cadastro, mas não impede edição manual quando o usuário possui a permissão necessária.

Comportamentos definidos pelo título da ocorrência

O cadastro do Título da Ocorrência pode alterar o comportamento da tela de inclusão:

Configuração do título	Efeito no cadastro da ocorrência
Origem Ocorrência vinculada	Após escolher a origem, o EPA lista somente os títulos compatíveis com ela.
Formulário	Exibe campos adicionais no cadastro, quando houver formulário configurado.
Formulário Encerramento	Define um formulário obrigatório para a etapa final da ocorrência.
Ocultar ação imediata	Oculta automaticamente o campo de ação imediata durante a inclusão, quando essa opção estiver marcada no título.

Unidade Moderadora

Se o parâmetro Ao incluir uma ocorrência o usuário poderá escolher uma unidade moderadora estiver configurado como Sim, o EPA pode exibir o campo Unidade Moderadora na inclusão da ocorrência.

Nesse caso:

• o usuário poderá escolher a unidade moderadora no momento do cadastro;
• serão listadas apenas as unidades gerenciais configuradas como moderadoras;
• a listagem dessas unidades é apresentada em ordem crescente de código.

Avaliação da ocorrência

Campo	Descrição
Tipo de Ocorrência	Classificação principal da ocorrência.
Severidade/Gravidade (Grau do dano)	Nível de gravidade atribuído ao evento.
Processo	Processo relacionado à ocorrência, quando aplicável.
Tipo de Incidente	Tipo de incidente associado ao evento.
Grupo de Risco	Grupo de risco vinculado à ocorrência.
Categoria da Ocorrência	Categoria utilizada para classificar o registro.
Indicador Relacionado	Permite relacionar a ocorrência a um indicador específico.
Documento(s) Envolvido(s)	Campo para relacionar documentos ligados ao evento.
Data Prevista Finalização	Prazo previsto para encerramento da ocorrência.
Requer Análise de Causa e Plano de Ação	Define se a ocorrência seguirá pelo fluxo completo de investigação.
Responsável	Usuário responsável pela ocorrência ou pela condução da tratativa.
Comentário do Avaliador	Campo para observações da análise inicial.
Notificado Notivisa	Campo de notificação regulatória, quando aplicável.
Vigimed	Campo de notificação regulatória, quando aplicável.
Notificado Integrare	Campo de notificação regulatória, quando aplicável.

Ação imediata

Campo	Descrição
Houve ação imediata?	Define se foi realizada ação de contenção ou mitigação logo após o fato.
Descrição da ação imediata	Informa qual ação foi executada pela unidade notificadora.
Data da ação imediata	Data em que a ação imediata foi executada.

Evidências

Campo	Descrição
Anexar arquivo de evidência	Permite incluir um ou mais arquivos comprobatórios.
Botão +	Adiciona novos campos de anexo.
Botão -	Remove campos de anexo.

Regras de funcionamento

• Ao salvar a ocorrência, o EPA envia e-mail automaticamente para o usuário que realizou a inclusão, desde que ele tenha e-mail cadastrado e a opção de recebimento esteja marcada.
• O EPA também envia notificação para o responsável pela ocorrência e para o analista da qualidade.
• Os campos de Avaliação da Ocorrência ficam disponíveis apenas para usuários com permissão de Analista da Qualidade ou Super Usuário.
• Esses campos também podem ser exibidos para o usuário de inclusão se o parâmetro Permitir avaliação da ocorrência para o usuário inclusão? estiver configurado como Sim.
• O campo Envolveu cliente externo? só aparece quando o parâmetro Mostrar campo Cliente Externo? estiver configurado como Sim.
• Quando o campo de cliente externo é habilitado, o sistema exibe os dados adicionais de identificação da pessoa envolvida.
• Quando o título da ocorrência estiver ligado a um risco, o EPA pode preencher automaticamente Processo, Subprocesso e Atividade.
• O preenchimento automático das classificações a partir do risco não bloqueia ajuste manual quando o perfil do usuário permite editar esses campos.
• A visibilidade do campo Ação Imediata pode mudar conforme a configuração do título escolhido.
• Quando a origem é utilizada como filtro de títulos, o EPA libera apenas os títulos compatíveis com a origem selecionada.
• Se o recurso de unidade moderadora estiver habilitado, o campo correspondente passa a fazer parte da inclusão.

Atenção

warning

Preencha a descrição da ocorrência com fatos objetivos e evidências claras, evitando textos genéricos ou sem contexto.

note

Antes de salvar, revise a unidade notificadora, a unidade notificada e o título da ocorrência para garantir que o registro siga corretamente para a tratativa.