Entender o Fluxo da Ocorrência
Objetivo
O fluxo de Gestão de Ocorrências organiza cada etapa do tratamento da ocorrência no EPA, definindo quem atua em cada fase, quais campos podem ser editados e como o registro avança até a conclusão e a avaliação de eficácia.
Quando utilizar
Use esta funcionalidade quando for necessário:
- entender a sequência de tratamento de uma ocorrência;
- identificar o responsável por cada fase;
- diferenciar o fluxo com análise de causa do fluxo sem análise de causa;
- acompanhar retornos para ajustes, revisões e validações.
Como realizar esta ação
- Acesse
Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências. - Abra a visualização do fluxo do módulo.
- Identifique em qual fase a ocorrência se encontra.
- Consulte o artigo correspondente à etapa atual do processo.
Campos e configurações
Detalhamento de Campos e Permissões por Fase do Fluxo
0. Incluir Ocorrência / Alterar Descrição
Esta é a fase inicial de abertura do registro ou de retorno para correções. Os campos iniciais são editáveis apenas nesta fase pelo usuário que incluiu a ocorrência ou por usuários com perfil de Super Usuário.
- Informações Básicas: Data, Origem, Título da Ocorrência, Unidade Notificadora e Unidade Notificada.
- Envolvimento de Paciente/Cliente Externo: Caso o campo correspondente seja marcado como "Sim", são liberados para edição os campos: Prontuário/Código atendimento (mínimo de 5 caracteres), Turno, Nome, Faixa Etária, Sexo e Contato.
- Evidências e Ações Iniciais: Descrição e evidência objetiva encontrada, descrição da Ação Imediata realizada, Data da Ação e anexo de arquivos de Evidência.
- Sinalizadores de Notificação: Campos para marcar a integração com Notivisa, Vigimed e Integrare.
1. Avaliar Ocorrência
Fase executada pelo Analista de Ocorrências assim que o registro é aberto no sistema para a realização da triagem técnica.
- Campos Editáveis do Bloco Básico: Origem, Título, Unidade Notificadora, Unidade Notificada e Contato.
- Campos da Avaliação da Ocorrência: Tipo de Ocorrência, Severidade/Gravidade (Grau do dano), Processo, Grupo de Risco, Categoria da Ocorrência, Indicador Relacionado, Documento(s) Envolvido(s), Data Prevista Finalização, campo se Requer Análise de Causa e Plano de Ação, Responsável e Comentário do Avaliador.
2. Analisar Causa e Fazer Plano de Ação
Fase liberada exclusivamente para o usuário definido como responsável pela ocorrência executar a investigação.
- Metodologias Disponíveis: O sistema permite a utilização das metodologias Espinha de Peixe e os 5 Porquês. Os campos correspondentes mudam conforme a ferramenta escolhida.
- Campos do Plano de Ação: Permite preencher a estrutura do plano com os campos: O Que (Tipo da ação, Título e status), Como, Quando (Data Início Prevista e Data Fim Prevista), Quem (Responsável), Quanto Custa (Valor Previsto e Valor Real), Porque (causas que deseja tratar e consequências) e Onde.
3. Validar a Análise da Causa e/ou Plano de Ação
Fase em que o Analista de Ocorrências audita se o planejamento está em conformidade com o processo da qualidade.
- Regras de Edição de Ações: Após o plano ser criado, os campos estruturais (O Que, Quando, Quem, Como, Quanto Custa e Onde) só podem ser editados pelo Analista de Ocorrências ou Super Usuário. O campo Porque (Causas e Consequências) torna-se não editável para todos os perfis nesta fase.
- Ações do Responsável do Plano: Permite apenas a inclusão de registros de acompanhamento.
4. Gerenciar Plano de Ação
Etapa destinada à execução física das ações aprovadas por parte dos respectivos responsáveis.
- Regras de Edição de Ações: Os campos estruturais (O Que, Quando, Quem, Como, Quanto Custa e Onde) continuam restritos para alteração apenas pelo Analista de Ocorrências ou Super Usuário. O campo Porque permanece bloqueado para edição.
- Campos de Encerramento da Ação (Editáveis pelo Responsável do Plano): Data Início Real, Data Fim Real, Justificativa da Conclusão, inclusão de acompanhamentos com anexos de arquivos e criação de tarefas.
5. Validar Execução Ação(ões)
Fase em que o analista verifica se as entregas e evidências anexadas são suficientes para concluir o tratamento.
- Se aprovado: O Analista de Ocorrências altera o status do registro e pode preencher os campos de encerramento da ocorrência: Status da Ocorrência, Comentário para Conclusão da Ocorrência, Agendar Eficácia (Data), Avaliador da Eficácia e Justificativa para a Avaliação da Eficácia.
- Se reprovado: O analista edita o plano de ação, utiliza o comando Reabrir e encaminha a ocorrência para a fase de revisão.
6. Revisar Execução Ação(ões)
O plano de ação retorna para o status "Em Andamento" e fica sob a guarda do responsável pelo plano para correções. Os campos estruturais de planejamento (O Que, Quando, Quem, Como, Quanto Custa e Onde) tornam-se novamente editáveis pelo Analista de Ocorrências, enquanto os campos de encerramento (Datas reais, justificativa, acompanhamentos e tarefas) ficam disponíveis para edição pelo responsável do plano.
Avaliação de Eficácia do Plano de Ação
Fase em que o Analista de Ocorrências acessa a aba de ação imediata e aciona o comando de avaliação, preenchendo os pareceres conclusivos nos seguintes campos:
- Agendar Eficácia;
- Avaliador da Eficácia;
- Justificativa para a Avaliação da Eficácia;
- Considerar Plano de ação Eficaz? (Sim ou Não);
- Avaliação da Eficácia (Parecer descritivo).
Etapa inicial do processo
A primeira etapa do fluxo é a abertura do registro. Ela já está documentada na página Criar uma Nova Ocorrência.
Depois da inclusão, a ocorrência sempre passa pela fase de avaliação. A partir dessa avaliação, o fluxo pode seguir por caminhos diferentes.
Caminho 1: a ocorrência requer análise de causa e plano de ação
Quando o campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação permanece marcado na avaliação da ocorrência, o fluxo normalmente segue esta sequência:
- Criar uma Nova Ocorrência
- Avaliar uma Ocorrência
- Alterar a Descrição ou Ação da Ocorrência, se houver inconsistência
- Analisar Causa e Fazer Plano de Ação
- Validar a Análise de Causa e/ou Plano de Ação
- Fazer Revisão Conforme Orientação, quando houver retorno para ajuste
- Gerenciar o Plano de Ação
- Validar a Execução das Ações
- Revisar a Execução das Ações, quando houver reabertura
- Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia
- Avaliar a Eficácia do Plano de Ação
Caminho 2: a ocorrência não requer análise de causa
Quando o campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação é desmarcado na fase de avaliação, a ocorrência segue pela rota simplificada:
- Criar uma Nova Ocorrência
- Avaliar uma Ocorrência
- Registrar Ação Imediata
- Seguir para validação, execution e encerramento conforme a necessidade de plano de ação no processo
- Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia, quando aplicável
- Avaliar a Eficácia do Plano de Ação, quando houver agendamento
Caminho 3: a ocorrência é encerrada como não procedente
Quando o analista identifica que o registro não apresenta fato, evidência suficiente ou procedência para continuidade, a ocorrência pode ser encerrada sem seguir para investigação:
- Criar uma Nova Ocorrência
- Avaliar uma Ocorrência
- Encerrar como Não Procedente
Rotas de retorno e correção
Durante o fluxo, o EPA pode devolver a ocorrência para ajustes em etapas anteriores. Os retornos mais comuns são:
| Situação | Fase de destino |
|---|---|
| Inconsistência nas informações iniciais | 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência |
| Revisão da análise de causa ou do plano de ação | 2.1 - Fazer Revisão Conforme Orientação |
| Revisão da execução das ações | 6 - Revisar Execução Ação(ões) |
Como o EPA decide o próximo caminho
Na prática, a fase 1 - Avaliar Ocorrência é o ponto de decisão do processo:
| Decisão do analista | Próximo caminho |
|---|---|
| Há inconsistência nos dados iniciais | Retorna para 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência |
| Não procede ou não há evidência suficiente | Segue para Encerrar como Não Procedente |
| Não requer investigação formal | Segue para Registrar Ação Imediata |
| Requer investigação formal | Segue para 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação |
Rotas de retorno e correção
Durante o fluxo, o EPA pode devolver a ocorrência para ajustes em etapas anteriores. Os retornos mais comuns são:
| Situação | Fase de destino |
|---|---|
| Inconsistência nas informações iniciais | 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência |
| Revisão da análise de causa ou do plano de ação | 2.1 - Fazer Revisão Conforme Orientação |
| Revisão da execução das ações | 6 - Revisar Execução Ação(ões) |
Como o EPA decide o próximo caminho
Na prática, a fase 1 - Avaliar Ocorrência é o ponto de decisão do processo:
| Decisão do analista | Próximo caminho |
|---|---|
| Há inconsistência nos dados iniciais | Retorna para 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência |
| Não procede ou não há evidência suficiente | Segue para Encerrar como Não Procedente |
| Não requer investigação formal | Segue para Registrar Ação Imediata |
| Requer investigação formal | Segue para 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação |
Regras de funcionamento
- Cada fase do fluxo libera ações e campos específicos para determinados perfis.
- O campo
Requer Análise de Causa e Plano de Açãoé o principal ponto de decisão entre o fluxo completo e o fluxo simplificado. - A avaliação do analista também pode encerrar a ocorrência como
Não Procedente, quando não houver base para continuidade do tratamento. - O Analista da Qualidade pode registrar comentários, encaminhar a ocorrência e, conforme a configuração do processo, devolver o registro para fases anteriores.
- O Analista da Qualidade também pode, quando necessário, fazer encaminhamentos de correção ou melhoria fora da sequência padrão do fluxo, selecionando a fase mais adequada para o retorno da ocorrência.
- O EPA mantém o histórico do que já foi preenchido quando a ocorrência retorna para ajuste.
Atenção
Antes de avançar uma ocorrência, confirme em qual fase ela está e qual é o próximo destino esperado. Isso evita encaminhamentos incorretos e retrabalho.
Todos os caminhos partem da mesma inclusão, mas a partir da avaliação o tratamento muda completamente. Por isso, a definição correta do campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação e a decisão sobre a procedência da ocorrência são decisivas para todo o restante do processo.
