Entender o Fluxo da Ocorrência

Objetivo

O fluxo de Gestão de Ocorrências organiza cada etapa do tratamento da ocorrência no EPA, definindo quem atua em cada fase, quais campos podem ser editados e como o registro avança até a conclusão e a avaliação de eficácia.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• entender a sequência de tratamento de uma ocorrência;
• identificar o responsável por cada fase;
• diferenciar o fluxo com análise de causa do fluxo sem análise de causa;
• acompanhar retornos para ajustes, revisões e validações.

Como realizar esta ação

1. Acesse Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências.
2. Abra a visualização do fluxo do módulo.
3. Identifique em qual fase a ocorrência se encontra.
4. Consulte o artigo correspondente à etapa atual do processo.

Campos e configurações

Etapa inicial do processo

A primeira etapa do fluxo é a abertura do registro. Ela já está documentada na página Criar uma Nova Ocorrência.

Depois da inclusão, a ocorrência sempre passa pela fase de avaliação. A partir dessa avaliação, o fluxo pode seguir por caminhos diferentes.

Caminho 1: a ocorrência requer análise de causa e plano de ação

Quando o campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação permanece marcado na avaliação da ocorrência, o fluxo normalmente segue esta sequência:

1. Criar uma Nova Ocorrência
2. Avaliar uma Ocorrência
3. Alterar a Descrição ou Ação da Ocorrência, se houver inconsistência
4. Analisar Causa e Fazer Plano de Ação
5. Validar a Análise de Causa e/ou Plano de Ação
6. Fazer Revisão Conforme Orientação, quando houver retorno para ajuste
7. Gerenciar o Plano de Ação
8. Validar a Execução das Ações
9. Revisar a Execução das Ações, quando houver reabertura
10. Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia
11. Avaliar a Eficácia do Plano de Ação

Caminho 2: a ocorrência não requer análise de causa

Quando o campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação é desmarcado na fase de avaliação, a ocorrência segue pela rota simplificada:

1. Criar uma Nova Ocorrência
2. Avaliar uma Ocorrência
3. Registrar Ação Imediata
4. Seguir para validação, execução e encerramento conforme a necessidade de plano de ação no processo
5. Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia, quando aplicável
6. Avaliar a Eficácia do Plano de Ação, quando houver agendamento

Caminho 3: a ocorrência é encerrada como não procedente

Quando o analista identifica que o registro não apresenta fato, evidência suficiente ou procedência para continuidade, a ocorrência pode ser encerrada sem seguir para investigação:

1. Criar uma Nova Ocorrência
2. Avaliar uma Ocorrência
3. Encerrar como Não Procedente

Rotas de retorno e correção

Durante o fluxo, o EPA pode devolver a ocorrência para ajustes em etapas anteriores. Os retornos mais comuns são:

Situação	Fase de destino
Inconsistência nas informações iniciais	0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência
Revisão da análise de causa ou do plano de ação	2.1 - Fazer Revisão Conforme Orientação
Revisão da execução das ações	6 - Revisar Execução Ação(ões)

Como o EPA decide o próximo caminho

Na prática, a fase 1 - Avaliar Ocorrência é o ponto de decisão do processo:

Decisão do analista	Próximo caminho
Há inconsistência nos dados iniciais	Retorna para 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência
Não procede ou não há evidência suficiente	Segue para Encerrar como Não Procedente
Não requer investigação formal	Segue para Registrar Ação Imediata
Requer investigação formal	Segue para 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação

Regras de funcionamento

• Cada fase do fluxo libera ações e campos específicos para determinados perfis.
• O campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação é o principal ponto de decisão entre o fluxo completo e o fluxo simplificado.
• A avaliação do analista também pode encerrar a ocorrência como Não Procedente, quando não houver base para continuidade do tratamento.
• O Analista da Qualidade pode registrar comentários, encaminhar a ocorrência e, conforme a configuração do processo, devolver o registro para fases anteriores.
• O Analista da Qualidade também pode, quando necessário, fazer encaminhamentos de correção ou melhoria fora da sequência padrão do fluxo, selecionando a fase mais adequada para o retorno da ocorrência.
• O EPA mantém o histórico do que já foi preenchido quando a ocorrência retorna para ajuste.

Atenção

note

Antes de avançar uma ocorrência, confirme em qual fase ela está e qual é o próximo destino esperado. Isso evita encaminhamentos incorretos e retrabalho.

warning

Todos os caminhos partem da mesma inclusão, mas a partir da avaliação o tratamento muda completamente. Por isso, a definição correta do campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação e a decisão sobre a procedência da ocorrência são decisivas para todo o restante do processo.