Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia
Objetivo
A fase Concluir a Ocorrência e Agendar Avaliação de Eficácia formaliza o encerramento do registro e define como e por quem será realizada a verificação futura da eficácia do plano de ação.
Essa etapa também garante que o fluxo da ocorrência seja seguido de forma estruturada, lógica e segura, assegurando que todas as fases anteriores tenham sido devidamente concluídas antes do encerramento.
Quando utilizar
Utilize esta funcionalidade quando for necessário:
- concluir a ocorrência após a validação da execução das ações;
- registrar o motivo do encerramento;
- agendar a avaliação de eficácia;
- definir o responsável pela verificação futura.
Como realizar esta ação
- Acesse a ocorrência após a validação positiva da execução das ações.
- Na área de encerramento, altere o Status da Ocorrência para Concluído.
- Registre o Comentário para Conclusão da Ocorrência.
- Informe a data da avaliação de eficácia.
- Selecione o Avaliador da Eficácia.
- Preencha a Justificativa para a Avaliação da Eficácia.
- Clique em Salvar.
Campos e configurações
| Campo | Descrição |
|---|---|
| Status da Ocorrência | Deve ser definido como Concluído nesta etapa. |
| Comentário para Conclusão da Ocorrência | Justificativa do encerramento da ocorrência. |
| Agendar Eficácia | Data prevista para realização da avaliação de eficácia. |
| Avaliador da Eficácia | Responsável pela verificação da eficácia do plano de ação. |
| Justificativa para a Avaliação da Eficácia | Motivo pelo qual a avaliação foi agendada. |
Formulário de encerramento
Se o Título da Ocorrência estiver vinculado a um Formulário Encerramento, o EPA exibirá esse formulário nesta etapa.
Nessa situação:
- o formulário deve estar previamente cadastrado;
- o preenchimento é obrigatório para concluir a ocorrência;
- o registro só pode ser finalizado após o preenchimento completo.
Opções do campo Avaliador da Eficácia
| Opção | Descrição |
|---|---|
| Analista da Qualidade | A ocorrência será exibida para usuários com essa permissão na data agendada. |
| Gestor Hierárquico | A avaliação será direcionada ao gestor da unidade notificada. |
| Responsável da Ocorrência | A avaliação ficará com o responsável pela ocorrência. |
| Avaliador da Eficácia | Permite selecionar um usuário específico. |
Regras de funcionamento
Fluxo e consistência do processo
- O encerramento só deve ocorrer após a validação da execução das ações;
- O sistema considera o status dos planos de ação antes de permitir a conclusão;
- Cada etapa do fluxo possui comportamento independente, evitando interferências indevidas;
- A sequência do processo é respeitada, garantindo maior previsibilidade e controle.
Avaliação de eficácia
- A avaliação de eficácia ocorre somente após a conclusão da ocorrência;
- Na data agendada, o EPA apresenta a ocorrência ao usuário definido como avaliador;
- O sistema evita autoavaliação, quando aplicável;
- Quando selecionado Avaliador da Eficácia, é possível definir um usuário específico conforme as permissões e unidades.
Comportamento do sistema
- Mensagens e alertas orientam o usuário em casos de pendências;
- O sistema bloqueia o encerramento quando requisitos obrigatórios não são atendidos;
- O processo de anexos funciona de forma consistente durante toda a etapa.
Benefícios da funcionalidade
- Fluxo mais organizado e intuitivo;
- Maior clareza sobre o momento de encerramento;
- Redução de inconsistências no processo;
- Mais segurança na gestão das ocorrências;
- Melhor controle sobre a avaliação de eficácia.
Atenção
Escolha o avaliador da eficácia com cuidado. Em alguns cenários, o EPA pode bloquear a autoavaliação, impedindo que a ocorrência apareça para o mesmo usuário responsável pela execução.
Certifique-se de que todas as etapas anteriores foram concluídas corretamente antes de encerrar a ocorrência. O sistema pode impedir o avanço caso existam pendências.
