Analisar Causa e Fazer Plano de Ação

Objetivo

A fase Analisar Causa e Fazer Plano de Ação permite investigar a causa da ocorrência e estruturar as ações que bloquearão o problema ou tratarão suas consequências.

Nesta etapa, o usuário também pode contar com o apoio da Gigi.IA, que auxilia na construção das análises e na definição do plano de ação, trazendo mais agilidade e consistência ao processo.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• registrar a análise de causa da ocorrência;
• utilizar a metodologia Espinha de Peixe ou 5 Porquês;
• selecionar causas e consequências identificadas;
• criar ou vincular um plano de ação para tratamento da ocorrência;
• utilizar a Gigi.IA como apoio na construção da análise e das ações.

Como realizar esta ação

1. Acesse a ocorrência na fase 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação.
2. Revise o histórico e, se necessário, consulte o gráfico de evolução das ocorrências dos últimos 12 meses.
3. (Opcional) Acione a Gigi.IA para gerar sugestões de análise.
4. Escolha a metodologia de análise de causa.
5. Registre a investigação e salve.
6. Selecione as causas e consequências relacionadas.
7. (Opcional) Utilize a Gigi.IA para apoiar a descrição e estruturação do plano de ação.
8. Inclua um novo plano de ação ou vincule um plano já existente.
9. Salve as ações planejadas.
10. Encaminhe a ocorrência para 3 - Validar a Análise da Causa e/ou Plano de Ação ou, se necessário, para nova avaliação.

Campos e configurações

Responsável pela fase

Nesta etapa, apenas o Responsável pela Ocorrência pode registrar a análise de causa e incluir o plano de ação.

Apoio à análise

Antes de iniciar a investigação, o EPA permite consultar:

Recurso	Descrição
Evolução das ocorrências dos últimos 12 meses	Gráfico com a quantidade de ocorrências registradas com o mesmo título e para a mesma unidade notificada.
Problema identificado	Traz a descrição da ocorrência e pode ser ajustado pelo responsável, quando aplicável.

Metodologia Espinha de Peixe

Campo	Descrição
Tipo da Causa	Classificação da causa investigada.
Descrição da Causa	Detalha a causa identificada.
Inserir as informações levantadas durante a investigação da causa	Campo obrigatório para registrar o resultado da investigação.
Causas selecionadas	Permite marcar as causas que serão tratadas.
Consequências selecionadas	Permite marcar as consequências relacionadas à análise.

Metodologia 5 Porquês

Campo	Descrição
Pergunta e Resposta	Estrutura usada para registrar cada porquê da investigação.
Conclusões resultantes da investigação das causas	Campo para consolidar o resultado da análise.
Causas e consequências	Após salvar as conclusões, o EPA permite relacionar os itens identificados.

Plano de ação

Ao incluir uma nova ação, o EPA libera campos como:

Campo	Descrição
Tipo da ação	Define o tipo da ação planejada.
Título	Nome da ação.
Status	Situação inicial, normalmente Planejado.
Como (how)	Forma de execução da ação.
Data Início Prevista	Previsão para início da execução.
Data Fim Prevista	Previsão para conclusão da ação.
Responsável	Usuário responsável por executar a ação.
Quanto Custa (how much)	Valor previsto e valor real, quando aplicável.
Porque (why)	Causas e consequências que a ação tratará.
Onde (where)	Local ou contexto em que a ação será executada.

Recursos do plano de ação

Após a inclusão, o EPA permite:

• incluir novas ações;
• editar ações existentes;
• incluir tarefas nas ações;
• excluir ações, quando permitido;
• vincular ações de outras ocorrências;
• vincular plano de ação estratégico do módulo de planejamento.

Encaminhamento da fase

No encaminhamento, normalmente ficam disponíveis:

1. Aguardando Avaliação
2. Validar Análise e Plano de Ação

Apoio da Gigi.IA

A Gigi.IA atua como suporte inteligente durante esta fase, utilizando os dados já registrados na ocorrência para sugerir conteúdos e facilitar a análise.

O que a Gigi.IA faz

• Gera sugestões automáticas de texto para análise de causa;
• Apoia na estruturação das informações;
• Contribui para padronização das análises;
• Auxilia na identificação de padrões e insights;
• Permite pré-visualização e edição antes da aplicação.

Como utilizar a Gigi.IA

1. Dentro da ocorrência, acione a funcionalidade da Gigi.IA.
2. Aguarde a geração das sugestões.
3. Visualize o conteúdo sugerido.
4. Revise e edite conforme necessário.
5. Aplique o conteúdo na análise ou no plano de ação.

O que a Gigi.IA não faz

A Gigi.IA foi desenvolvida para auxiliar, não substituir a análise profissional.

Por isso, não preenche automaticamente:

• Protocolo de Londres
• Ações imediatas

Esses campos exigem avaliação técnica, contexto e tomada de decisão, sendo responsabilidade do usuário.

Regras de funcionamento

• O EPA permite duas metodologias de análise de causa: Espinha de Peixe e 5 Porquês.
• O botão para incluir plano de ação só é habilitado após o preenchimento da investigação da causa.
• Somente nesta fase é permitido incluir plano de ação e tarefas.
• Apenas o responsável e o usuário de inclusão podem excluir o plano antes do avanço do fluxo.
• Após o encaminhamento para validação, o plano de ação não pode mais ser excluído.
• Usuários com permissão de analista podem incluir novas causas diretamente na listagem.

Uso da Gigi.IA

• Utiliza apenas dados já existentes na ocorrência;
• Não aplica conteúdos automaticamente;
• Permite edição completa antes da aplicação;
• O usuário mantém total controle sobre o conteúdo final.

Benefícios da funcionalidade

Análise e plano de ação

• Estruturação clara da investigação;
• Organização das causas e consequências;
• Definição objetiva de ações corretivas;
• Maior rastreabilidade do processo.

Com apoio da Gigi.IA

• Redução de esforço operacional;
• Mais agilidade no preenchimento;
• Maior padronização das análises;
• Apoio na qualidade das decisões.

Atenção

warning

As causas e consequências disponíveis no plano de ação dependem do que foi selecionado na análise de causa. Se precisar ajustar esses vínculos, retorne à aba de análise antes de avançar no fluxo.

note

As sugestões da Gigi.IA devem sempre ser revisadas antes da aplicação, garantindo aderência ao contexto da ocorrência.