Avaliar uma Ocorrência

Objetivo

A fase Avaliar Ocorrência permite que o Analista da Qualidade classifique a ocorrência, complemente os dados da avaliação inicial e defina o próximo caminho do fluxo.

Quando utilizar

Use esta funcionalidade quando for necessário:

• validar os dados inseridos na abertura da ocorrência;
• classificar a ocorrência quanto ao tipo, gravidade, processo e grupo de risco;
• definir o responsável pela tratativa;
• decidir se a ocorrência requer análise de causa e plano de ação;
• encaminhar o registro para a próxima fase.

Como realizar esta ação

1. Acesse a ocorrência pela tela principal ou por Políticas da Qualidade > Ocorrências > Gestão de Ocorrências.
2. Abra o registro que estiver na fase 1 - Avaliar Ocorrência.
3. Preencha os campos do grupo Avaliação da Ocorrência.
4. Relacione indicador e documentos, quando necessário.
5. Informe a Data Prevista para Finalizar.
6. Defina se a ocorrência Requer Análise de Causa e Plano de Ação.
7. Selecione o Responsável.
8. Registre o Comentário do Avaliador.
9. Salve e faça o encaminhamento da ocorrência.

Campos e configurações

Informações de contexto da fase

Na tela do analista, o EPA destaca:

Elemento	Descrição
Código, tipo e título da ocorrência	Identificação principal do registro, exibida no topo da tela.
Etapa do processo	Indica em qual fase do fluxo a ocorrência se encontra.

Campos editáveis pelo Analista da Qualidade

Informações básicas

Campo	Descrição
Origem	Rotina ou contexto que identificou a ocorrência.
Título	Título da ocorrência.
Unidade Notificadora	Unidade que realizou a notificação.
Unidade Notificada	Unidade responsável pelo processo.
Contato	Contato relacionado ao registro, quando aplicável.

Avaliação da Ocorrência

Campo	Descrição
Tipo de Ocorrência	Classificação principal da ocorrência.
Severidade/Gravidade (Grau do dano)	Nível de severidade atribuído ao evento.
Processo	Processo relacionado à ocorrência.
Grupo de Risco	Grupo de risco associado.
Categoria da Ocorrência	Categoria utilizada para a classificação do evento.
Indicador Relacionado	Permite vincular a ocorrência a um indicador para visualização posterior.
Documento(s) Envolvido(s)	Relaciona documentos do SGQ à ocorrência.
Data Prevista para Finalizar	Prazo previsto para resolução do problema.
Requer Análise de Causa e Plano de Ação	Define se a ocorrência seguirá pelo fluxo completo de investigação.
Responsável	Usuário que assumirá a tratativa da ocorrência.
Comentário do Avaliador	Observações e análises complementares do analista.
Notificado Notivisa	Campo de notificação, quando aplicável.
Vigimed	Campo de notificação, quando aplicável.
Notificado Integrare	Campo de notificação, quando aplicável.
Notificar o(a) Analista de Ocorrências ao concluir um Plano de Ação, Ação ou Tarefa	Quando marcado, o analista da UEN vinculada recebe e-mail ao fim dessas entregas.

Recursos complementares

Recurso	Descrição
Acompanhamentos	Permite registrar orientações, comentários e questionamentos sobre a ocorrência.
Anexos	Permite incluir arquivos necessários para o entendimento da ocorrência.
Encaminhamento	Direciona a ocorrência para a próxima atividade do processo.
Imprimir	Abre o modal de seleção dos campos que serão exibidos no relatório em PDF.

Prazos sugeridos pelo tipo de ocorrência

Quando o Tipo de Ocorrência possui prazo configurado no cadastro básico, o EPA pode sugerir a atualização da Data Prevista para Finalizar.

Nesse cenário:

• ao selecionar o tipo, o sistema pergunta se deseja alterar a data conforme o prazo daquele cadastro;
• se a resposta for Sim, o EPA utiliza os dias configurados para sugerir a nova data;
• se a resposta for Não, a data permanece conforme o parâmetro padrão do sistema ou conforme o valor informado manualmente.

Personalização do PDF

Ao clicar em Imprimir, o EPA exibe um modal com os grupos de campos disponíveis para o relatório. Todos vêm marcados por padrão, e o usuário pode desmarcar o que não deseja exibir.

Entre os grupos mais comuns estão:

• informações do registro;
• avaliação da ocorrência;
• análise de causa;
• plano de ação;
• ocorrências vinculadas;
• acompanhamentos;
• histórico de encaminhamento;
• campos de formulários;
• imagens anexadas.

Regras de funcionamento

• Esta fase é conduzida pelo Analista da Qualidade.
• Se o analista identificar inconsistências nos dados, ele pode retornar a ocorrência para a fase 0 - Alterar Descrição / Ação Ocorrência.
• Se a opção Requer Análise de Causa e Plano de Ação estiver marcada, a próxima fase será 2 - Analisar Causa e Fazer Plano de Ação.
• Se a opção estiver desmarcada, a próxima fase será Registrar Ação Imediata.
• Após o encaminhamento, o responsável pela ocorrência recebe e-mail com as informações da tratativa.
• Usuários com a permissão Visualizar e Notificar Ocorrências a partir da Validação do Analista da Qualidade também podem receber comunicação por e-mail nesse momento.
• A opção de notificar o analista em conclusões de plano, ação ou tarefa vem desmarcada por padrão.
• Quando um Tipo de Ocorrência possui prazo configurado, o EPA pode sugerir a atualização da Data Prevista para Finalizar durante esta fase.

Atenção

warning

O campo Requer Análise de Causa e Plano de Ação define qual fluxo a ocorrência seguirá. Revise essa decisão antes de encaminhar.

note

Se a ocorrência precisar ser vinculada a um indicador ou documento do SGQ, faça esse relacionamento ainda nesta fase para manter a rastreabilidade do processo.