Solicitar uma Assinatura Virtual

Objetivo

Solicitar assinaturas eletrônicas ou digitais em documentos diretamente pelo EPA, definindo os signatários, o tipo de assinatura e acompanhando todo o processo até sua conclusão.

Quando utilizar

Utilize esta funcionalidade sempre que for necessário coletar assinaturas em documentos de forma eletrônica ou digital, mantendo todo o processo e seu acompanhamento centralizados no EPA.

Exemplos:

• contratos;
• anexos de solicitação;
• propostas comerciais;
• atas de reunião;
• termos de aceite;
• procurações;
• documentos internos que exigem aprovação formal.

Onde solicitar

A solicitação de assinatura pode ser criada de duas formas:

• pelo módulo Portal > Produtividade > Assinaturas Virtuais;
• diretamente pelos anexos de uma Solicitação.

Pré-requisitos

Antes de iniciar, confirme que:

• o tipo de documento já está cadastrado;
• o template do documento está disponível (quando aplicável);
• o documento já está finalizado e salvo em formato PDF;
• os signatários possuem cadastro atualizado;
• os e-mails dos participantes estão corretos, quando o processo envolver envio externo.

Fluxo da assinatura

O processo de assinatura virtual segue as seguintes etapas:

1. Criar a solicitação.
2. Definir o documento.
3. Configurar os signatários.
4. Escolher o tipo de assinatura.
5. Solicitar as assinaturas.
6. Acompanhar o andamento até a conclusão.

Essa visão geral ajuda a compreender o processo antes de iniciar o cadastro.

Como solicitar uma assinatura virtual através do Módulo Produtividade

Passo 1 - Acessar o módulo

No menu principal do EPA, acesse:

Portal → Produtividade → Assinatura Virtual

A tela exibirá todas as solicitações já criadas, permitindo consultar processos em andamento, concluídos ou cancelados.

Passo 2 - Incluir uma nova solicitação

Clique no botão Incluir para iniciar uma nova solicitação de assinatura.

Será aberta a tela de cadastro do processo de assinatura.

Passo 3 - Definir o tipo de documento

Selecione o Tipo de Documento.

O tipo de documento classifica o arquivo dentro do processo e pode disponibilizar templates específicos para sua criação.

Exemplos:

• Contrato;
• Procuração;
• Ata;
• Termo;
• Documento Interno.

Selecione a opção que melhor representa o documento que será assinado.

Passo 4 - Selecionar um template (quando disponível)

Caso existam modelos previamente configurados para o tipo de documento escolhido, selecione o template desejado.

Quando disponível, o template poderá:

• preencher automaticamente o conteúdo inicial;
• padronizar documentos da organização;
• agilizar a elaboração do documento.

Se não houver template configurado, o documento poderá ser elaborado manualmente.

Passo 5 - Informar o conteúdo ou anexar o documento

Nesta etapa, defina qual documento será encaminhado para assinatura.

Conforme a configuração da organização, será possível:

• redigir o conteúdo diretamente no sistema;
• utilizar um modelo existente;
• anexar um arquivo em formato PDF.

Antes de continuar, revise o conteúdo do documento.

Após o envio para assinatura, alterações normalmente exigem o cancelamento e a recriação do processo.

Passo 6 - Adicionar os signatários

Na seção de signatários, informe todas as pessoas que deverão assinar o documento.

Para cada signatário, configure:

• nome;
• e-mail;
• função no processo;
• requerer CPF;
• ordem de assinatura (quando houver mais de uma ordem, a próxima somente será iniciada após a conclusão da anterior).

Verifique se todas as informações estão corretas, pois elas serão utilizadas durante o processo de assinatura.

Passo 7 - Definir o tipo de assinatura

Escolha a modalidade de assinatura que será utilizada.

As opções disponíveis podem variar conforme a configuração da organização.

Assinatura Eletrônica

Permite validar a assinatura utilizando mecanismos eletrônicos de autenticação.

Assinatura Digital

Utiliza certificado digital para garantir autenticidade jurídica do documento.

Login e Senha EPA

Permite validar a assinatura utilizando as credenciais do próprio usuário no sistema.

Escolha a modalidade conforme a política da organização e os requisitos legais do documento.

Atenção

A assinatura do tipo Login e Senha EPA não permite utilizar a opção Requerer CPF.

Passo 8 - Revisar as informações

Antes de solicitar as assinaturas, confirme:

• tipo de documento;
• conteúdo do documento;
• signatários;
• requerimento de CPF;
• ordem de assinatura;
• tipo de assinatura escolhido.

Essa conferência reduz retrabalho e evita cancelamentos futuros.

Passo 9 - Solicitar as assinaturas

Após concluir a configuração da assinatura, altere o Status para Solicitar Assinaturas e clique em Salvar Informações.

Essa ação inicia oficialmente o processo de assinatura.

Neste momento o EPA:

• registra o processo;
• inicia o fluxo de assinatura;
• disponibiliza o acompanhamento do status;
• realiza os envios necessários aos participantes.

Como acompanhar a solicitação

Após criar a solicitação, utilize periodicamente a opção Atualizar Status das Assinaturas para sincronizar o andamento do processo com o provedor de assinatura, principalmente quando houver assinaturas realizadas em sequência.

Através dessa tela é possível:

• consultar o andamento do processo;
• identificar quem já assinou;
• verificar quem ainda possui pendências;
• acompanhar a data das assinaturas;
• visualizar documentos concluídos.

Como solicitar uma assinatura virtual em Solicitações

Passo 1 - Acessar a solicitação que contém o documento a ser assinado

Acesse a solicitação que contém o documento que deverá ser encaminhado para assinatura.

Na área de anexos, localize o arquivo desejado e selecione-o.

Passo 2 - Solicitar a assinatura

Após selecionar o documento, clique em:

Ações → Assinatura

Caso seja necessário solicitar assinatura para mais de um documento da mesma solicitação, selecione todos os arquivos desejados antes de acionar a opção de assinatura.

O sistema abrirá a tela de configuração da assinatura.

Passo 3 - Configurar os signatários

Informe os participantes que deverão assinar o documento e configure os parâmetros da assinatura.

Caso disponível, poderá ser utilizada a opção Requerer CPF, que adiciona uma validação complementar durante o processo de assinatura.

Campos e configurações

| Campo | Descrição | | | -- | | Tipo de Documento | Classifica o documento dentro do processo de assinatura. | | Template | Modelo previamente configurado para geração do conteúdo. | | Documento | Conteúdo ou arquivo que será submetido à assinatura. | | Signatários | Participantes responsáveis pela assinatura do documento. | | Tipo de Assinatura | Define o método utilizado para validação da assinatura. | | Ordem de Assinatura | Determina a sequência de assinatura entre os participantes (fique atendo pois a sequência influencia no momento que recebe o e-mail ou alerta de assinatura). | | Solicitar Assinaturas | Inicia oficialmente o processo de assinatura, sem a dependência do processo apresentado no módulo Portal > Produtividade > Assinaturas Virtuais. |

Regras de funcionamento geral

• O processo somente será concluído após todas as assinaturas obrigatórias serem realizadas.
• Informações incorretas dos signatários podem impedir a conclusão do fluxo.
• Dependendo da configuração da organização, determinados tipos de documento poderão exigir modalidades específicas de assinatura.
• O acompanhamento do processo permanece disponível dentro do EPA durante todo o ciclo de vida da solicitação.
• Em assinaturas e anexo de solicitação, a opção Requerer CPF poderá ser utilizada para reforçar a validação da identidade do signatário.
• Após o documento entrar no status Aguardando Assinatura, não será mais possível alterar a configuração Requerer CPF.
• Caso seja necessário alterar essa configuração, este signatário deverá ser excluído e reincerido (mas fique atento pois, isso não garante que o email já tenha sido enviado com as configurações excluídas, por tanto faz necessário alinhamento com signatário).
• A validação por CPF não está disponível para assinaturas do tipo Login e Senha EPA.
• Quando a assinatura for solicitada para múltiplos documentos simultaneamente, todos os arquivos devem ser selecionados antes da criação da assinatura.

Atenção

Antes de solicitar a assinatura, revise cuidadosamente o documento, os signatários e as configurações definidas para o processo.

Após o envio para assinatura:

• algumas configurações não poderão mais ser alteradas;
• a opção Requerer CPF não poderá ser modificada quando o documento estiver com status Aguardando Assinatura;
• eventuais correções poderão exigir o cancelamento e a recriação da solicitação;
• em assinaturas realizadas em lote, todos os documentos devem ser selecionados antes da criação da assinatura.

Caso seja necessário alterar informações bloqueadas após o envio, será necessário cancelar a solicitação e criar uma nova.